Contratar um novo funcionário é um processo complexo. Envolve a divulgação da vaga, a realização do processo seletivo, o período de adaptação do novo colaborador e a formalização da admissão. Nesse processo, uma das obrigações das empresas é inserir as informações do funcionário no livro de registro de empregados.

Esse documento é previsto na legislação trabalhista brasileira. Por isso, mantê-lo atualizado e sempre disponível para qualquer fiscalização são medidas de segurança, tanto para a empresa quanto para o contratado, já que evita problemas com as normas trabalhistas e ajuda a proteger os direitos do trabalhador.

A seguir, vamos entender melhor o que é o livro de registro de empregados, como fazer o seu e como a contabilidade pode ajudar.

O que é o livro de registro de empregados?

O livro de registro de empregados é o documento que contém todas as informações sobre os funcionários de uma empresa que sejam relevantes para a relação empregatícia.

Trata-se de uma obrigação acessória para todos os empregadores, que está prevista na Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT). Esse registro deve ser realizado no momento da admissão e atualizado sempre que houver alguma mudança na relação empregatícia, como alteração de função, aumento salarial ou acidente de trabalho. Além disso, deve também estar sempre disponível para a fiscalização trabalhista.

Sem esse registro, o empregado não pode iniciar suas atividades. Caso a empresa mantenha empregados não registrados, estará sujeita à multa de R$ 3.000 por funcionário não registrado (ou R$ 800 se for microempresa ou empresa de pequeno porte).

Como fazer o registro de empregados?

Segundo o artigo 41 da CLT, o registro dos funcionários pode ser realizado em três diferentes formatos: livros, fichas ou sistema eletrônico.

Desde 2015, está sendo implementado o eSocial, que pretende centralizar a prestação de contas aos órgãos públicos em um único sistema digital. Uma das suas funções, em processo de implementação, é o envio de informações sobre empregados, que pode substituir o livro de registro de empregados.

Independentemente do formato adotado, o registro dos empregados deve estar sempre atualizado e numerado sequencialmente por estabelecimento.

Caso a empresa tenha vários estabelecimentos, pode adotar um controle único e centralizado, desde que os empregados portem cartão de identificação (um crachá) que informe seu nome completo, número de inscrição no PIS/PASEP, horário de trabalho e cargo ou função.

Caso opte pelo sistema informatizado, a empresa deve se responsabilizar também pela segurança e inviolabilidade das informações, bem como manter um registro individualizado de cada empregado.

O preenchimento do livro de registro de empregados é uma atividade que precisa da atenção dos gestores e também dos funcionários responsáveis pela contabilidade da empresa. 

Para elaborar o contrato de trabalho e preencher o livro de registro de empregados, a empresa deve solicitar ao contratado uma série de documentos. São eles:

• CPF e RG;
• Título de eleitor;
• Atestado de escolaridade;
• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
• Prova de quitação com o serviço militar (para candidatos do sexo masculino entre 18 e 45 anos);
• Certidão de Casamento e de Nascimento;
• Declaração de dependentes para fins de Imposto de Renda na fonte;
• Atestado Médico Admissional;
• Declaração de opção ou não pelo vale-transporte;
• Se tiver filhos de até 14 anos ou com invalidez (para recebimento do salário família): Certidão de Nascimento dos filhos menores até 14 anos e maiores de 14 se incapazes; Cartão da Criança para filhos menores de 6 anos; Declaração de frequência escolar para filhos a partir dos 7 anos; Comprovação da invalidez do filho ou equiparado maior de 14 anos (verificada em exame médico pericial a cargo da previdência social).

Conforme a Port. MTE 41/07, estas são as informações que devem sempre aparecer no livro de registro de empregados, seja qual for o formato adotado:

• Nome do empregado, data de nascimento, filiação, nacionalidade e naturalidade;
• Número e série da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
• Número de identificação PIS/PASEP;
• Data de admissão;
• Cargo e função;
• Remuneração;
• Jornada de trabalho;
• Férias;
• Acidente do trabalho e doenças profissionais, quando houver.

Por que o livro de registro de empregados é importante para a contabilidade?

Preencher o livro de registro de empregados é uma tarefa que também passa pela contabilidade de uma empresa. Esse setor deve se responsabilizar pela correção das informações, bem como manter disponibilidade para qualquer inspeção que venha a ocorrer.

Essa medida é essencial para resguardar a empresa de problemas com a fiscalização e com processos trabalhistas. Além disso, ela também centraliza todas as informações sobre os empregados, o que facilita o cumprimento das obrigações trabalhistas.

Para fazer os processos de admissão e preencher o livro de registro de empregados corretamente, você precisa ter um contador ao seu lado. Esse profissional sabe exatamente quais são os procedimentos e prazos que você precisa cumprir, o que evita possíveis falhas na área trabalhista e contábil da empresa.

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