As empresas do Simples Nacional, além da unificação de procedimentos em relação à operação e recolhimento de impostos e contribuições da união, dos Estados, do Distrito Federal e dos municípios, regras diferenciadas e favorecidas em relação ao cumprimento das obrigações acessórias. 

Para regulamentar essa matéria, o comitê gestor do Simples Nacional expediu, inicialmente, a Resolução CGSN nº 94/2011, que atualmente disciplina o regime unificado. 

Complementação às disposições constantes desta resolução, os Estados e Municípios também expediram normas para regulamentar o cumprimento das obrigações acessórias.

I. Documentos fiscais

A ME ou EPP optante pelo Simples Nacional utilizará, conforme as operações e prestações que realizar, os documentos fiscais, autorizados pelos entes federados onde possuir estabelecimento, inclusive os emitidos por meio eletrônico, diretamente por sistema nacional informatizado, com autorização eletrônica, sem custos para a ME ou EPP, quando houver sua disponibilização no Portal do Simples Nacional.

A utilização dos documentos fiscais fica condicionada, no entanto, à inutilização dos campos destinados à base de cálculo e ao imposto destacado, de obrigação própria, constando, no campo destinado às informações complementares ou, em sua ausência, no corpo do documento, por qualquer meio gráfico indelével, as expressões:

a) “Documento emitido por ME ou EPP optante pelo Simples Nacional.”

b) “Não gera direito a crédito fiscal de IPI.”

Na hipótese de o estabelecimento do ME ou EPP estar impedido de recolher o ICMS e o ISS pelo Simples Nacional, em decorrência de haver extrapolado o sublimite vigente. 

a) não se aplica a inutilização dos campos citado anteriormente:

b) deverá ser consignado no campo destinado às informações complementares ou, em sua falta, no corpo do documento, por qualquer meio gráfico indelével, as expressões:

• “Estabelece impedido de recolher o ICMS/ISS pelo Simples Nacional, nos termos do parágrafo 1º do Art. 20 da LC 123/2006”
  
  
• “Não gera débito a crédito fiscal de IPI.”

Será considerado inidônea o documento fiscal utilizado pelo ME e EPP optantes pelo Simples Nacional em desacordo com o disposto na Resolução nº 94/2011.

Substituição tributária e retenção na fonte

Quando a ME ou EPP revestir-se da condição de responsável, inclusive de substituto tributário, fará a indicação alusiva à base de cálculo e ao imposto retido campo próprio ou, em sua falta, no corpo do documento fiscal utilizado na operação ou prestação.

Na hipótese de emissão de documentos fiscais de entrada, referentes a operações ou prestações em que o ICMS não está incluído no Simples Nacional, a ME ou a EPP fará a indicação da base de cálculo e do ICMS porventura devido no campo “Informações Complementares” ou, em falta, no corpo do documento.

Na hipótese de emissão de Nota Fiscal Eletrônica – NF-e, em modelo 55, não se aplicará, no entanto, esta disposição, devendo a base de cálculo e o ICMS porventura devido ser indicados nos campos próprios, conforme estabelecido em manual de especificações e critérios técnicos da NF-e, baixado nos termos do ajuste SINIEF que instituiu o referido documento eletrônico.

Na prestação de serviço sujeito ao ISS,cujo o imposto for de responsabilidade do tomador, o emitente fará a indicação alusiva à base de cálculo e ao imposto devido no campo próprio ou, em falta, no corpo do documento.

Caso a prestadora de serviços seja abrangida por isenção ou redução do ISS por meio de legislação municipal ou distrital que tenham instituído benefícios à ME ou EPP optante pelo Simples Nacional, caberá a mesma informar no documento fiscal a alíquota aplicável na retenção na fonte, bem como a legislação concessiva do respectivo benefício.

Devolução de mercadoria 

Na hipótese de devolução de mercadoria a contribuinte não optante pelo Simples Nacional, a ME ou EPP farão a indicação no campo “Informações Complementares”, ou corpo da Nota Fiscal Modelo 1, 1-A, ou avulsa, da base do cálculo, do imposto destacado, e do número da Nota Fiscal de compra da mercadoria devolvida. 

Emissão de Nota Fiscal com menção ao “crédito de ICMS”

A ME ou EPP optante pelo Simples Nacional que emitir documento fiscal com direito ao crédito do ICMS consignará no campo destinado às informações complementares ou, sem sua falta, no corpo do documento, por qualquer meio gráfico indelével, a expressão:

“PERMITE O APROVEITAMENTO DO CRÉDITO DE ICMS NO VALOR DE R$…; CORRESPONDENTE À ALÍQUOTA DE …%, NOS TERMOS DO ART. 23 DA LC 123/2006 “.

A alíquota aplicável ao cálculo do crédito corresponderá ao percentual efetivo calculado com base na faixa de receita bruta no mercado interno a que a ME ou EPP estiver sujeita no mês anterior ao da operação, a partir das alíquotas normais constantes dos Anexos I e II da Resolução CGSN nº 94, da seguinte forma: 

{[(RTB12 x alíquota nominal) – parcela a deduzir]/RTB12} x percentual de distribuição do ICMS.

O percentual de crédito de ICMS corresponderá a 1,36% para matéria para revenda de mercadorias e 1,44% para venda de produtos industrializados pelo contribuinte.

No caso de haver redução de ICMS concedido pelo Estado ou Distrito Federal o percentual será aquele considerando a respectiva redução.

Emissão de nota fiscal sem a menção ao “crédito de ICMS”

A ME ou a EPP optante pelo Simples Nacional que emitir documento fiscal com direito ao crédito do ICMS consignará no campo destinado às informações complementares ou, em sua falta, no corpo do documento, por qualquer meio gráfico indelével, a expressão:

“PERMITE O APROVEITAMENTO DO CRÉDITO DE ICMS NO VALOR DE R$…; CORRESPONDENTE À ALÍQUOTA DE …%, NOS TERMOS DO Art. 23 da Lei Complementar 123/2006 “. 

Observação:

A LC 123/2006 prevê: “As pessoas jurídicas e aquelas equiparadas pela legislação tributária não optantes pelo Simples Nacional terão direito a crédito ao ICMS incidente sobre as suas aquisições de mercadorias de microempresa ou empresa de pequeno porte optante pelo Simples Nacional, desde que destinadas à comercialização ou industrialização e observado, como limite, o limite, o ICMS efetivamente devido pelas optantes pelo Simples Nacional em relação a essas aquisições.”

A alíquota aplicável ao cálculo do crédito corresponderá ao percentual:

a) previsto na coluna “ICMS” nas tabelas constantes dos anexos I e II da Resolução CGSN nº 94/2011, para faixa de receita bruta a que a ME ou EPP estiver sujeita no mês anterior ao da operação;

a.1) a receita bruta acumulada nos últimos 12 meses que antecederam o mês anterior ao da operação;

b.2) a média aritmética da receita bruta total dos meses que antecederam o mês anterior ao da operação, multiplica por 12, na hipótese de a operação ocorrer no mês de início de atividade da ME ou EPP optante pelo Simples Nacional;

b) de ICMS referente à menor alíquota prevista nas tabelas constantes do Anexos I e II da Resolução CGSN nº 94/11, na hipótese de a empresa ter iniciado suas atividades há menos de início de atividade da ME ou EPP optante pelo Simples Nacional. 

Na hipótese de emissão de NF-e, o valor correspondente ao referido crédito e à alíquota deverão ser informados nos campos próprios do documento fiscal, conforme estabelecido no manual de especificações e critérios técnicos da NF-e, nos termos do Ajuste SINIEF que instituiu o referido documento eletrônico.

Destaca-se que a ME ou EPP optante pelo Simples Nacional não poderá consignar no documento fiscal a citada expressão, ou caso já consignada, deverá utilizá-la, quando:

a) estiver a sujeita à tributação do ICMS no Simples Nacional por valores fixos mensais;

b) tratar-se de operação de venda ou revenda de mercadorias em que o ICMS não é devido não forma do Simples Nacional;

c) houver isenção estabelecida pelo Estado ou Distrito Federal, que abranja a faixa de receita bruta a que a ME ou EPP estiver sujeita no mês da operação;

d) a operação for imune ao ICMS;

e) considerar, por opção, que a base de cálculo sobre a qual serão calculados os valores devidos na forma do Simples Nacional será representada pela receita recebida no mês (Regime de Caixa);

f) tratar-se de prestação de serviço de comunicação, de transporte interestadual ou de transporte intermunicipal.

o adquirente da mercadoria, por sua vez, não poderá se creditar do ICMS consignado em nota fiscal emitida por ME ou EPP optante pelo Simples Nacional quando:

a) a alíquota não for informada na nota fiscal;

b) a mercadoria adquirida não se destinar à comercialização ou à industrialização;

c) a operação enquadrar-se em situações previstas nas letras “a” e “f” anteriores.

Na hipótese de utilização de crédito de forma indevida ou a maior, o destinatário da operação estornará o crédito respectivo em conforme a legislação de cada ente, sem prejuízo de eventuais sanções ao emitente, nos termos da legislação do Simples Nacional.

Impossibilidade de crédito do ICMS consignado em nota fiscal

O adquirente da mercadoria não poderá se creditar do ICMS consignado em nota fiscal emitida por ME ou EPP optante pelo Simples Nacional, de que trata o item I.4, nos casos:

a) a alíquota de que trata o parágrafo 1º do Art. 58 da Resolução nº 94/11 não for informada na nota fiscal;

b) a mercadoria adquirida não se destinar à comercialização ou industrialização;

c) a operação enquadrar-se em situações previstas nos incisos I a IV do Art. 59 da Resolução nº 94/11.

Na hipótese de utilização de crédito a que se refere o parágrafo 1º do Art. 23 da LC nº 123/2006, de forma indevida ou a maior, o destinatário da operação estornará o crédito respectivo em conformidade com estabelecido na legislação de cada ente, sem prejuízo de eventuais sanções ao emitente nos termos da legislação do Simples Nacional.

Crédito de ICMS sobre insumos adquiridos de indústria optante do Simples Nacional

Na hipótese de concessão pelo Estado ou Distrito Federal às pessoas jurídicas e aquelas equiparadas pela legislação tributária, não optantes pelo Simples Nacional, de créditos correspondente ao ICMS incidente ao ICMS sobre os insumos utilizados nas mercadorias adquiridas de indústrias optante pelo Simples Nacional, nos termos do parágrafo 5º do Art. 23 da LC nº 123/2006 deverão ser observadas as disposições estabelecidas unilateralmente pelo ente federativo instituidor.

Livros fiscais e contábeis

As ME ou EPP optantes pelo Simples Nacional deverão adotar para os registros e controles das operações e prestações por elas realizadas:

a) Livro Caixa, no qual deverá estar escriturada toda a sua movimentação financeira e bancária;

Observação:

O livro Caixa deverá:

a) conter termos de abertura e de encerramento e ser assinado pelo representante legal da empresa e pelo responsável contábil legal habilitado, salvo se nenhum houver na localidade;

b) ser escriturado por estabelecimento.

b) Livro Registro de Inventário, no qual deverão constar registrados os estoques existentes no término de cada ano calendário, quando contribuinte do ICMS;

c) Livro Registro de Entradas, modelo 1 ou 1-A, destinado à escrituração dos documentos fiscais relativos às entradas de mercadorias ou bens e às aquisições de serviços de transporte e de comunicação efetuadas a qualquer título pelo estabelecimento, quando contribuinte do ICMS;

d) Livro Registro dos Serviços Prestados, destinado ao registro dos documentos fiscais relativos aos serviços prestados sujeitos ao ISS, quando contribuinte do ISS;

e) Livro de Registro de Entrada e Saída de Selo de Controle, caso exigível pela legislação do Imposto sobre Produtos Industrializados – IPI.

Os citados livros poderão ser dispensados, no todo ou em parte, pelo ente tributante da circunscrição fiscal do estabelecimento do contribuinte, respeitados os limites de suas respectivas competências.

A apresentação da escrituração contábil, em especial do Livro Diário e do Livro Razão, dispensa a apresentação da escrituração contábil, em especial do Livro Diário e do Livro Razão, dispensa a apresentação do Livro Caixa.

A partir do dia 1º de janeiro de 2017, a ME ou EPP que receber aporte de capital de investidor-anjo, deve manter Escrituração Contábil Digital (EDC), e fica desobrigada de apresentar o Livro Caixa.

Livro para atividades específicas

Além dos livros já citados, ainda serão utilizados:

a) Livro Registro de Impressão de documentos fiscais, pelo estabelecimento gráfico para registro dos impressos que confeccionar para terceiros ou para uso próprio;

b) Livros específicos pelos contribuintes que comercializem combustíveis;

c) Livro Registro de Veículos, por todas as pessoas que interfiram habitualmente no processo de intermediação de veículos, inclusive como simples depositários ou expositores;

Por fim, deve ser observado que a Receita Federal, os Estados, Distrito Federal e os Municípios não poderá instituir obrigações tributárias acessórias ou estabelecer exigências adicionais e unilaterais, relativamente à prestações de informações e apresentações de declarações referentes aos tributos apurados na forma Simples Nacional, além das estipuladas ou previstas na Resolução CGSN nº 94/11 e atendidas por meio do Portal do Simples Nacional.

Tal disposição não se aplica às obrigações e exigências decorrentes de:

a) programas de cidadania fiscal;

b) norma publicada até dia 31 de março de 2014 que tenha veiculado exigência vigente até aquela data, observado que essas obrigações, bem como as que vieram a ser instituídas, serão cumpridas por meio do Portal do Simples Nacional a partir de previsão em Resolução do CGSN;

c) procedimento administrativo fiscal, tais como a exibição de livros, documentos ou arquivos eletrônicos e o fornecimento de informações fiscais, econômicas ou financeiras, previstos ou autorizados nesta Resolução, bem como aqueles necessários à fundamentação dos atos administrativos oriundos do procedimentos.

A partir de 1º de janeiro de 2016 fica revogada a ressalva de que o disposto na letra “b” até que fosse implantado sistema nacional uniforme estabelecido em resolução do CGSN com compartilhamento de informações entre os entes federados, a escrituração fiscal digital ou obrigação equivalente não poderia ser exigida da ME ou EPP optante pelo Simples Nacional, exceto se, cumulativamente, houvesse:

a) previsão expressa em resolução do CGSN, estabelecendo as condições para obrigatoriedade:

b) disponibilização, por parte da administração tributária estipulante, de aplicativo gratuito para uso da empresa optante.

c) informações apresentadas por meio do Sistema de Captação e Auditoria dos Anexos de Combustíveis – SCANC, aprovado pelo Conselho Nacional de Política Fazendária (CONFAZ);

A exigência de apresentação de livros fiscais em meio eletrônico será aplicada somente na hipótese de substituição da entrega em meio convencional, cuja obrigatoriedade tenha sido prévia e especificamente estabelecida em resolução do CGSN;

e) informações relativas ao Fundo de Combate à Pobreza.

Livro para registro dos valores a receber (Regime de Caixa)

A empresa optante pelo Regime de Caixa deverá manter registro dos valores a receber, no modelo constante do Anexo I da Resolução CGSN nº 94/11, no qual constarão, no mínimo, as seguintes informações, relativas a cada prestação de serviço ou operação com mercadorias a prazo:

a) número e data de emissão de cada documento fiscal;

b) valor da operação ou prestação;

c) quantidade e valor de cada parcela, bem como a data dos respectivos vencimentos;

d) a data de recebimento e o valor recebido;

e) saldo a receber;

f) créditos considerados não cobráveis.

Na hipótese de haver mais de um documento fiscal referente a uma mesma prestação de serviço ou operação com mercadoria, estes deverão ser registrados conjuntamente.

A adoção do Regime de Caixa pela ME ou EPP não a desobriga de manter em boa ordem e guarda os documentos e livros previstos nesta Resolução, inclusive com a discriminação completa de toda a sua movimentação financeira e bancária, constante do Livro Caixa.

Fica dispensado este registro às prestações e operações realizadas por meio de administradores de cartões, inclusive de crédito, desde de ME ou EPP anexe ao respectivo registro os extratos emitidos 
pelas administradoras relativos às vendas e aos créditos respectivos.

Aplica-se também esta regra para os valores decorrentes das prestações e operações realizadas por meio de cheques.

a) quando emitidos para apresentação futura, mesmo quando houver parcela à vista;

b) quando emitidos para quitação da venda total, na ocorrência de cheques não honrados;

c) não liquidados no próprio mês;

A ME ou EPP deverá apresentar à administração tributária, quando solicitamos, os documentos que comprovem a efetiva cobranças dos créditos considerados não mais cobráveis.

São considerados meios de cobrança:

a) notificação de e-mail;

b) protesto;

c) cobrança judicial;

d) registro do débito em cadastro de proteção ao crédito;

Na hipótese de descumprimento fiscal referente a uma mesma prestação de serviço ou operação com mercadoria, estes deverão ser registrados conjuntamente.

A adoção do Regime de Caixa pela ME ou EPP não desobriga de manter em boa ordem e guarda os documentos e livros previstos nesta Resolução, inclusive com a discriminação completa de toda a sua movimentação financeira e bancária, constante do Livro Caixa, observado o disposto no parágrafo 3º do Art. 6, que dispõe a apresentação da escrituração contábil, em especial do Livro Diário e do Livro Razão, dispensa a apresentação do Livro Caixa.

Fica dispensado este registro em relação às prestações e operações realizadas por meio de administradoras de cartões, inclusive de crédito, desde que a ME ou EPP anexe ao respectivo registro os extratos emitidos pelas administradoras relativos    

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Conteúdo original Marbo Contábil por Ana Carolina Esbaltar

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