As empresas possuem duas categorias de obrigações que devem ser realizadas ao governo brasileiro que estão presentes nas legislações tributárias e trabalhistas. As obrigações principais são os pagamentos dos impostos conforme seu regime tributário. Já as obrigações acessórias são declarações com informações comprobatórias do fato gerador e do cumprimento do pagamento.

Empresas optantes pelo Simples Nacional não ficam fora dessas obrigações, só que são regidas de forma simplificada, para ajudar no início do negócio. Dessa forma, continue a leitura desse artigo que vamos explicar quais empresas podem optar por esse regime, quais as obrigações acessórias que devem enviar, para que servem e quais as datas de transmissão.

Qualificações exigidas para optar por esse regime

As empresas que são enquadradas nos tipos societários de Microempresa (ME), e Empresas de Pequeno Porte (EPP), conforme previsto na Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006, podem optar por esse regime. Entretanto, alguns ramos de atividade não podem enquadrar no Simples Nacional. Abaixo, as características de empresas que podem optar pelo Simples Nacional:

• Faturamento máximo de R$ 4,8 milhões por ano;
• Não possuir débitos com o INSS;
• Cadastros fiscais regulares;
• Não exercer atividade com serviços financeiros;
• Não prestar serviços de transporte, salvo fluvial;
• Não importar combustíveis;
• Não fabricar veículos;
• Não gerar ou distribuir energia elétrica;
• Não prestar serviços imobiliários;
• Não ter capital em órgãos públicos;
• Sócios precisam residir no Brasil;
• Não produzir ou comercializar bebidas alcoólicas, cigarros, armas de fogo e refrigerantes.

Se sua empresa não se enquadra nos itens acima, você pode conversar com seu contador. Pode ser que ainda haja a possibilidade de enquadrar seu negócio no Simples Nacional. Saiba quais são as obrigações acessórias que vai precisar enviar a Receita Federal se optar por esse regime tributário.

Obrigações acessórias – Municipais

1.      Nota Fiscal e Arquivamento

Se sua empresa é prestadora de serviços ou comercialização de produtos, ela precisa emitir a Nota Fiscal por cada negociação executada. As Notas Fiscais são regulamentadas pelo município (nota fiscal de serviços) e pelo estado (nota fiscal de venda), conforme legislações próprias. Esses documentos devem ser arquivados na empresa por 5 anos, caso precise comprovar o envio correto das obrigações acessórias.

2.      Declaração Eletrônica de Serviços – DES

Para informar a Prefeitura da emissão das notas fiscais de serviços de sua empresa é necessário enviar a DES, que é uma das obrigações acessórias, geralmente é transmitida início do mês e com o faturamento do mês anterior. Nela você reforça todas as informações presentes na nota fiscal, por exemplo: município do fato gerador, serviços contratados, valor e cliente. Vale ressaltar que cada município possui legislação diferenciada. Procure entender o processo na Prefeitura de sua cidade.

Obrigações acessórias – Nacionais

1.      Declaração Única

Como falado acima, esse regime tributário veio para facilitar o dia a dia dos gestores, além de reduzir os impostos pagos pelas empresas pequenas. Assim, foi criada a Declaração Única como uma das obrigações acessórias do Simples Nacional. Ela serve para informar e comprovar o pagamento dos tributos.

Essa declaração deve ser enviada anualmente à Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), até o último dia do mês de março com as informações socioeconômicas e fiscais de sua empresa referentes ao ano anterior. Principais dados solicitados ao preencher a declaração única:

• Saldo inicial e final das contas (caixa e banco);
• O faturamento do ano anterior;
• Lucro Líquido apurado;
• Número de funcionários de sua empresa;
• Dados dos sócios e suas participações;
• Pró-labore e distribuição de lucros;
• IRRF dos sócios.

2.      Documento Único de Arrecadação – DAS

Ao início de cada mês, o contador precisa realizar o cálculo do imposto devido naquele mês, com as alíquotas diferenciadas, em sistema eletrônico próprio do governo. Como esse regime é compartilhado, ele abrange todos os entes federados (nacional, estadual e municipal). Caso seja auferida a receita bruta, a empresa precisa efetuar o pagamento da DAS até o 20º dia do mês subsequente. O Documento Único de Arrecadação é a guia para pagamento do imposto e não uma das obrigações acessórias.

3.      Tributos não Abrangidos pelo Regime

Como pode perceber, o Simples Nacional unifica todos os tributos previstos na legislação tributária brasileira em um único imposto. Dessa forma, os tributos não abrangidos nesse regime ficam isentos da obrigação principal. Só que é necessário cumprir as obrigações acessórias relativas a eles. Confira abaixo os principais:

• Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ);
• Imposto sobre Operações de Crédito, Câmbio e Seguro, Relativas a Títulos ou valores Mobiliários (IOF);
• Programa Integração Social (PIS / PASEP);
• Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS);
• Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL);
• Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI);
• Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS);
• Imposto sobre Serviços (ISS);
• Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS);
• Contribuição Patronal Previdenciária (CPP).

4.      eSocial

O Sistema de Escrituração Digital das Operações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas é uma das obrigações acessórias obrigatória para as empresas que possuem funcionários. Nela, deve ser informado ao governo toda a movimentação trabalhista dos colaboradores, como:

• Dados pessoais;
• Remunerações;
• Folha de Pagamento;
• Faltas e afastamentos;
• Férias;
• Contribuições previdenciárias.

5.      Livros Fiscais e Contábeis

Além de enviar as obrigações acessórias acima, as empresas optantes pelo Simples Nacional (ME e EPP) devem realizar o registro e controle de seu negócio através dos seguintes livros:

• Livro Caixa: nele são escrituradas as movimentações financeiras e contábeis (caso não utilize o Livro Razão e Diário);
• Livro Registro de Inventário: são escrituradas as movimentações do estoque;
• Livro Registro de Entradas: nele são informadas as entradas de bens, mercadorias, aquisições de serviços de transporte e comunicação, quando gerar o ICMS;
• Livro de Serviços Prestados e Tomados: quando o município não adotar a Declaração Eletrônica de Serviços como uma das obrigações acessórias.

Como já mencionamos, é necessário cumprir as exigências das obrigações acessórias corretamente para sua empresa não ter problemas com a fiscalização. Vale ressaltar que cada ramo de atividade possui regulamentações específicas. Confira quais você deve adotar no seu negócio.

Por fim, converse com seu contador para implantar o planejamento tributário na sua empresa. Ele ajuda a definir qual o melhor regime tributário para seu negócio, verifica as regras e prazos que precisam ser cumpridos e quais obrigações acessórias devem ser transmitidas. O melhor é que reduz o custo com o pagamento de impostos, juros e multas.

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