Contabilidade é um dos temas da gestão condominial que mais causa dor de cabeça no síndico, no conselho fiscal e nos condôminos. Uma das dúvidas mais recorrentes é se é necessário contratar um contador para o condomínio.

Condomínio com CNPJ precisa de contador? Escritório de contabilidade pode administrar condomínio? Como fazer a contabilidade do condomínio? Descubra as respostas para estas perguntas com esta publicação! Confira:

Obrigatoriedade ou opção: condomínio precisa de contador?

Primeiramente, vamos responder essa questão que causa muita confusão nas diretorias dos condomínios. Legalmente, não existe nenhuma lei que obrigue o condomínio a contratar os serviços de um contador, mesmo que o empreendimento possua um CNPJ ativo. Da mesma forma, não há nenhuma norma do Conselho Federal de Contabilidade (CFC) que determine a presença de um contador atuando em condomínios.

No entanto, isso não quer dizer que condomínios estão isentos de entregar a prestação de contas aos condôminos. O Novo Código Civil, Art. 1348, estipula que:

Art. 1.348. Compete ao síndico:

(…)

VI – elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano;

VII – cobrar dos condôminos as suas contribuições, bem como impor e cobrar as multas devidas;

VIII – prestar contas à assembléia, anualmente e quando exigidas;

(…)

Isso significa que faz parte das atribuições do síndico prestar contas à assembleia geral ao menos uma vez por ano. Além disso, a lei também determina que é tarefa do síndico elaborar o orçamento de receitas e despesas condominiais, bem como agir contra a inadimplência.

Logo, é o síndico o responsável por fazer a gestão contábil do condomínio. Porém, assumir o compromisso sem um mínimo de conhecimento no assunto pode causar sérios problemas ao empreendimento e ao próprio síndico. O gestor pode ser penalizado por erros que aconteçam, podendo até sofrer processos civis e criminais.

Esta mesma lei que determina as obrigações do síndico também define que o gestor tem o direito de transferir as tarefas administrativas para outra pessoa ou empresa. Ou seja, o Art. 1348 deixa claro que o síndico pode contratar um contador para o condomínio ou os serviços de um escritório de contabilidade. Porém, a lei explica que essa medida só pode ser realizada mediante aprovação da assembleia e desde que a convenção condominial autorize.

Por isso, é prudente apostar na contratação de um profissional confiável que possa cuidar da contabilidade do condomínio. Seja um contador autônomo, através de um escritório de contabilidade ou uma empresa administradora. Somente assim é possível compreender qual a verdadeira situação patrimonial, econômica e financeira do empreendimento.

Responsabilidades do contador de condomínio

Antes da contratação, é fundamental que o síndico saiba quais são as responsabilidades de um contador para condomínios. São elas:

• Fiscalizar todas as operações financeiras realizadas pelo condomínio;
• Denunciar quando há erros, riscos e/ou fraudes nas contas;
• Elaborar mensalmente os demonstrativos financeiros e o balancete;
• Garantir que o condomínio realize todas as suas obrigações fiscais e contábeis;
• Organizar e armazenar os documentos fiscais do condomínio.

Atividades como emitir boletos para o pagamento das cotas condominiais ou elaboração da folha de pagamento podem ser atribuídas ao contador. Entretanto, essas questões podem variar conforme o contrato firmado entre profissional e condomínio.

É importante lembrar, no entanto, que mesmo com a presença de um contador, o síndico ainda é o principal responsável legal pelo condomínio e possui responsabilidades civis sobre eventuais problemas que possam ocorrer. No caso de erros ou fraudes cometidas pelo contador, o gestor poderá ser responsabilizado também. Por causa disso, é essencial que o síndico e o conselho fiscal mantenham-se atentos ao trabalho do contador e realizem auditorias com frequência.

Escritório de contabilidade pode administrar condomínio?

A não ser que a convenção condominial se oponha, escritórios de contabilidade podem administrar condomínios. Legalmente, o Código Civil não impõe nenhum impedimento sobre o tipo de empresa autorizada para auxiliar o síndico na administração condominial.

Dessa forma, fica a cabo do próprio condomínio definir qual a prestador de serviço será escolhido para dar suporte no dia-a-dia administrativo. Assim, tanto escritórios de contabilidade, quanto contadores autônomos podem administrar condomínios.

Como fazer a contabilidade do condomínio?

Ao realizar a contabilidade para condomínio de forma independente, é necessário tomar conta dos seguintes fatores:

Organização dos documentos fiscais

Uma pasta de contabilidade organizada já é meio caminho andado para uma boa gestão condominial. Alguns documentos precisam ser guardados por pelo menos cinco anos, como:

• Demonstrativos de receitas e despesas dos últimos cinco anos;
• Prestações de contas anuais;
• Contas mensais do condomínio;
• Contratos de manutenção de equipamentos, como elevadores, piscina, caixa d’água, etc.;
• Contratos de prestação de serviços, como síndico profissional, contador, administradora, empresas terceirizadas.

Também há documentos que precisam ser armazenados para sempre. São eles:

• Cartão do CNPJ;
• Documentos dados pela construtora e incorporadora;
• Alvarás da edificação;
• Escrituração contábil do condomínio;
• Plantas do empreendimento;
• Documentação trabalhista;
• Notas fiscais, manuais, certificados e garantias dos elevadores, bombas d’água e demais equipamentos;
• Contrato de seguro condominial;
• Certificados de Auto de Vistoria de Corpo de Bombeiros (AVCB).

Toda essa documentação pode ser mantida em pastas físicas ou através de softwares para condomínios.

Cuidar das obrigações fiscais, tributárias e contábeis

Faz parte da rotina contábil gerenciar o cumprimento das obrigações fiscais por parte do condomínio. Isso inclui:

• Recolher INSS dos funcionários contratados, autônomos e prestadores de serviços;
• Pagar PIS sobre a folha de pagamento;
• Arrecadar FGTS e Imposto de Renda;
• Reter e recolher ISS, CSLL, COFINS, RAT;
• Entregar DARF, DIRF, RAIS e demais obrigações fiscais.

Elaborar demonstrativos e balancetes

Em suma, os demonstrativos e balancetes são documentos entregues mensalmente à diretoria e aos condôminos que trazem a relação completa dos gastos e receitas do condomínio.

Estes arquivos são feitos com base na análise das movimentações financeiras, taxa de inadimplência e devem ser assinados pelo contador responsável. Assim sendo, essa é a etapa da contabilidade que traz mais alívio aos condôminos, pois garante transparência e mostra a real situação do empreendimento.

Escrituração contábil de condomínio é obrigatória?

Por fim, vamos falar sobre escrituração contábil do condomínio. Para os que não sabem, escrituração contábil é um registro cronológico de todos os fatos contábeis que ocorreram com um empreendimento.

Também conhecida como “escrituração tributária” ou “escrituração fiscal”, esse arquivo tem a finalidade de servir como uma memória ou registro histórico de uma empresa ou entidade. E, dessa forma, facilitam o trabalho de gestores e fiscais.

A escrituração contábil é obrigatória para empresas dos mais variados portes. Em contrapartida, não existe legislação ou norma do CFC que torne a escrituração contábil obrigatória para condomínios.

Resumindo, o condomínio não é obrigado a contratar um contador, bem como realizar a escrituração contábil.

No geral, a contabilidade de condomínios é uma oportunidade não percebida para melhorar a gestão condominial e garantir o bem-estar de todos os moradores. No fim das contas, contadores facilitam o trabalho do síndico, proporcionando mais transparência e segurança.

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