O eSocial é um sistema eletrônico pelo qual os empregadores passaram a comunicar ao governo, de maneira unificada e simplificada, as informações relativas aos seus trabalhadores.

Todas as empresas do setor privado tiveram que adotar, até 30 de julho de 2018, o eSocial, unificando a prestação de 15 relatórios aos órgãos do governo, os quais contêm informações fiscais, trabalhistas e previdenciárias, como aquelas relacionadas aos vínculos trabalhistas, as contribuições previdenciárias, folhas de pagamento, comunicações de acidentes de trabalho, aviso prévio e informações sobre o FGTS etc.

As empresas têm de enviar essas informações, de tempo em tempo, para a plataforma virtual do eSocial (portal.esocial.gov.br), a qual pode ser acessada via certificado digital ou cadastro de CPF/CNPJ.

Todas as informações comunicadas ao eSocial já eram comunicadas anteriormente ao governo por outros meios, o que muda com o eSocial é que agora esses dados são unificados e enviados por um caminho único ao Governo Federal, evitando, em tese, a repetição e a burocracia.

Quem deve utilizar o eSocial?

Sua utilização é obrigatória para todo o setor privado. Assim, toda empresa que contratar prestadores de serviço e/ou empregados, passando a ter com esses uma relação trabalhista, previdenciária ou tributária, precisa utilizar o eSocial, sob pena de incorrer em multas de até 0,2% sobre o faturamento anual em caso de descumprimento dos prazos estabelecidos.

A exigência já valia desde janeiro de 2018 para as grandes empresas (com faturamento superior à R$ 78 milhões anuais), passando a valer para as pequenas e médias a partir de julho de 2018.

Essa obrigatoriedade de utilização do eSocial atingiu, ao final de julho de 2018, mais de 18 milhões de empreendimento, incluídas nesse número as micro e pequenas empresas, inclusive os Microempreendedores Individuais que tenham funcionários.

Os autônomos que não possuam empregados continuarão a usar outro sistema, o SIMEI, que recolhe os tributos do Simples Nacional.

O sistema do eSocial integra os sistemas da Receita Federal, da Caixa Econômica Federal, do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), da Previdência Social e do Ministério do Trabalho, não desconsiderando o projeto de descontinuação do Ministério do Trabalho pelo governo federal em 2019.

Apesar da proposta do eSocial indicar a simplificação do ambiente de negócios pela junção das informações, a adaptação ao sistema tem se mostrado bastante trabalhosa.

Como devo proceder para passar a utilizar o eSocial?

A adesão ao eSocial se dividiu em algumas fases. A princípio, até julho de 2018, o cadastro do empregador junto à plataforma. Em setembro a atualização dos dados dos trabalhadores e a descrição de seus vínculos junto às empresas. Até novembro o cadastramento das respectivas folhas de pagamentos. E, por fim, até janeiro de 2019, o registro dos demais dados em relação à previdência, saúde e segurança do trabalho.

Vale aqui mencionar que o eSocial apenas registra os dados e verifica sua consistência, impedindo que sejam transmitidos dados com caracteres faltando ou erros grosseiros, mas não faz a verificação de veracidade ou legalidade dos dados, essa fiscalização é feita em um momento posterior pelos órgãos governamentais responsáveis.

É preciso muito cuidado com a prestação correta das informações, visto que algumas divergências podem indicar, para os órgãos de fiscalização, que o erro tenha sido cometido também anteriormente, e o eSocial possibilita que a fiscalização retroaja, isso é, possa ser feita para os anos anteriores, até o limite de cinco anos, o que pode ocasionar um grande problema para o empresário.

Dificuldades e benefícios da utilização do eSocial

A grande quantidade de dados de funcionários para viabilizar o cadastro no eSocial tem sido uma das principais dificuldades enfrentadas pelos empregadores. Há exigências no sistema do eSocial como a inscrição do CPF dos dependentes maiores de 8 anos dos empregados, para trazer um exemplo do aumento da burocracia que se pretende reduzir.

Além disso a unificação dos dados entre todos os órgãos do governo por vezes encontra dificuldade justamente porque os dados são divergentes entre eles, em geral por erros de registro ou mudança desses dados, o que implica na necessidade de fazer correções desses dados para viabilizar o cadastro na plataforma.

A ideia do governo com o eSocial é a simplificação do cadastro de informação, evitando que seja necessário entregar as mesmas informações aos diferentes órgãos do governo (Caixa Econômica Federal, INSS etc), o que, ao longo do tempo, vai reduzir custos de gestão de recursos humanos das empresas, bem como facilitar o trabalho burocrático.

A unificação em ambiente digital das informações é interessante para reduzir o trabalho e a burocracia, bem como para que seja possível verificar com mais precisão as informações prestadas pelas empresas, porém, só o tempo vai dizer se o eSocial é um caminho acertado nessa direção ou será mais uma ferramenta que dificulta a atuação dos empresários.

Certo é que, ao menos a princípio e embora encontre a resistência de sempre às mudanças, o eSocial veio para ficar, e o melhor caminho é o conhecer, implementar e gerenciar com cautela e atenção, o que pode ser feito com a ajuda de especialistas na área que auxiliarão o empresário para evitar qualquer contratempos na utilização do sistema.

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Como já sabemos, o eSocial traz muitas informações importantes e é preciso ter atenção redobrada para estar preparado, ainda mais agora com os prazos de entrega.

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