Para calcular o salário de um empregado, o empregador deve ter em mente não apenas o valor da contraprestação aos serviços executados por ele, como também os diversos encargos obrigatórios e facultativos que recaem sobre a folha de pagamento.

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Alguns encargos possuem valores já fixados em lei, como é o caso do INSS. Outros devem ser calculados de acordo com parâmetros estimados, como o número de dias trabalhados durante o mês.

Mas só isso não engloba a folha de pagamento em sua totalidade. Cientes disso, nós preparamos um post completo para orientar os empregadores em relação à importância desse documento, os encargos vinculados à folha de pagamento — e quais são esses impostos —, bem como as respectivas alíquotas e como deve ser feita a tributação.

Por fim, explicaremos quais são as vantagens para a empresa que pretende se adequar ao Programa Empresa Cidadã. Além de explorarmos como isso reflete na vida dos empregados que tiram licença maternidade, paternidade e licença à adotante. Acompanhe!

O que é uma folha de pagamento?

Não há segredo quanto ao seu conceito: a folha de pagamento é uma lista que representa a remuneração de cada colaborador de uma empresa. Ao longo dos anos, a nomenclatura foi o que mais se transformou — ainda conhecida como holerite, por exemplo —, mas a sua relevância permanece intocada. Nela, constam informações importantes, como:

• informações trabalhistas de cada funcionário;
• a tradução dessas informações em dados contábeis;
• a representação do salário líquido;
• o pagamento bruto.

Embora pareça simples, a princípio, a confecção e a manutenção periódica da folha de pagamento exigem boa dose de experiência dos profissionais do Departamento Pessoal da empresa. Isso porque o trabalho consiste em conhecimentos específicos em Recursos Humanos (RH), leis trabalhistas, matemática financeira e contabilidade.

Qual é a importância para a empresa e o colaborador?

Só de compreender que a folha de pagamento é a simbologia do pagamento de todos os colaboradores da empresa, já se percebe o peso e importância do documento. Acontece que existe mais por trás de toda essa responsabilidade.

Isso porque a folha de pagamento é uma obrigação legal que deve ser mantida pelas empresas. Isso significa que deve existir tanto um histórico devidamente armazenado quanto um sistema de organização impecável para que os dados estejam atualizados e em ordem.

Para o Departamento Pessoal de uma empresa, essa tarefa ainda se estende ao cálculo da folha de pagamento. Para a empresa, esse documento tem função tripla:

• operacional;
• contábil ;
• fiscal.

Para o colaborador, perceba o quanto uma simples folha de pagamento pode servir para algo além de manter o controle da sua remuneração. Por ser considerado um espelho da renda fixa do trabalhador, o documento pode ser usado como instrumento legal para a solicitação do financiamento de um automóvel ou imóvel, por exemplo.

Para os recém-aposentados, a apresentação da folha de pagamento é uma exigência comprobatória. Ou seja: é um documento a ser muito bem conservado — pela empresa e por todos os seus empregados. E o conhecimento em realizar os cálculos da folha de pagamento é tão relevante quanto tudo o que vimos até aqui — e que exploraremos logo a seguir.

Quais são os encargos vinculados à folha de pagamento e como é feita a tributação?

Os pagamentos vinculados à folha de pagamento estão previstos na legislação brasileira e devem ser obrigatoriamente recolhidos pelo empregador. São eles:

INSS (Previdência Social)

A legislação previdenciária determina que o empregador deve descontar, da folha de pagamento de seus empregados, a contribuição destinada ao Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), o órgão responsável pelo pagamento das aposentadorias e demais benefícios dos trabalhadores brasileiros que contribuem com a Previdência Social — com exceção dos servidores públicos.

É a contribuição da Previdência Social que garante diversos benefícios aos contribuintes, como:

• aposentadoria por tempo de contribuição, por idade ou por invalidez;
• pensão por morte;
• auxílio-doença;
• auxílio-acidente;
• salário-maternidade;
• salário-família;
• reabilitação profissional;
• 13º salário.

Entre outros. É importante destacar que empresas não optantes do Simples Nacional deverão descontar, na folha de pagamento do empregado, o percentual de 20% sobre o total das remunerações mensais pagas, a qualquer título.

No caso de empresas que contratam outras empresas ou pessoas jurídicas, o percentual de recolhimento também será de 20% sobre o valor total pago para esses empregados.

RAT

O RAT (Risco Ambiental do Trabalho) é uma contribuição previdenciária específica para custear acidentes de trabalho ou doenças ocupacionais dos trabalhadores.

Seu objetivo é arcar com os custos de tratamento de trabalhadores acidentados ou que adquiriram doenças ocupacionais no trabalho. Assim, a alíquota será aumentada na medida em que a atividade gerar riscos à saúde e à integridade física do empregado.

Dessa forma, as empresas que têm como objeto atividades de risco mínimo deverão contribuir com a alíquota de 1%; as que apresentarem risco médio, contribuirão com 2%; enquanto as empresas que oferecerem risco grave terão a obrigação de contribuir com 3%.

Lembrando que as alíquotas incidirão sobre o total da remuneração pelas empresas, no decorrer do mês, aos empregados e trabalhadores avulsos segurados.

É importante informar também que, para empresas que oferecem aos trabalhadores exposição a agentes nocivos que gerem direito a aposentadoria especial, as alíquotas acima serão alteradas para 6%, 9% ou 12%, respectivamente, de acordo com o tempo de contribuição para aposentadoria especial na atividade executada pelo trabalhador.

FGTS

O Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) foi criado com o objetivo de proteger o trabalhador em caso de demissão sem justa causa. O valor de FGTS recolhido é depositado pelo empregador em uma conta de titularidade do trabalhador, que poderá sacar o montante integral se for demitido sem justa causa.

A quantia também poderá ser utilizada em outras ocasiões, como a aquisição do primeiro imóvel por meio de financiamento bancário obtido junto à Caixa Econômica Federal.

O percentual do FGTS que deve ser depositado pelo empregador é de 8% sobre o salário bruto e não é descontado da remuneração do trabalhador. Para efetuar o recolhimento mensal do FGTS será utilizada a Guia de Recolhimento do FGTS – GRF, e para o recolhimento rescisório a guia é a GRRF – Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS.

No caso de contrato de trabalho celebrado sob a regulamentação da Lei 11.180/05, que é o chamado contrato de aprendizagem, o percentual do FGTS será menor — apenas 2%.

Multa rescisória do FGTS nas dispensas sem justa causa

Além da possibilidade de saque do valor integral do FGTS para os empregados demitidos sem justa causa, outro benefício concedido a eles é a multa rescisória imposta ao empregador.

De acordo com a determinação legal, o empregador deverá arcar com uma multa no percentual de 40% sobre todo o valor depositado na conta vinculada ao FGTS do empregado.

Adicional de 10% da LC 110/01

Em 2001, com a Lei Complementar 110/2001 foi aprovada a cobrança de uma contribuição adicional de 10% sobre o valor da folha de pagamento dos empregados demitidos sem justa causa. Esse pagamento adicional foi instituído para cobrir as despesas decorrentes dos pagamentos dos expurgos inflacionários do Plano Verão (1989) e do Plano Collor (1990).

Todavia, apesar desses valores já terem sido repostos nas contas públicas, a determinação permanece vigente.

Aviso Prévio Indenizado

Outra garantia concedida ao trabalhador em relação à demissão sem justa causa é o aviso prévio indenizado. Ela consiste no pagamento, pelo empregador que optou pela demissão unilateral, de uma indenização no valor correspondente a, no mínimo, 30 dias de trabalho.

Sobre essa indenização incidirão o percentual do INSS, a projeção de 1/12 do 13º salário indenizado e 1/12 de férias.

Imposto de Renda

Um dos impostos mais conhecidos pelos brasileiros, o imposto de renda é um tributo cobrado em face dos valores arrecadados anualmente pelos contribuintes.

No caso do trabalhador de carteira assinada, um percentual correspondente ao imposto de renda é descontado todos os meses do seu rendimento.

Por conta disso, o empregador tem como obrigação descontar esse percentual de imposto de renda na folha de pagamento dos seus empregados.

As alíquotas desse imposto são fixadas pelo Governo Federal a partir das faixas salariais dos trabalhadores. A tabela de alíquotas atualmente vigente foi proposta em 2015 e determina o seguinte:

• para salários até R$ 1.903,98, o trabalhador está isento do imposto;
• de R$ 1.903,99 até R$ 2.826,65, a alíquota é de 7,5%;
• de R$ 2.826,66 até R$ 3.751,05, a alíquota é de 15%;
• de R$ 3.751,06 até R$ 4.664,68, a alíquota é de 22,5%;
• acima de R$ 4.664,68, a alíquota é de 27,5%.

Em 2017 houveram rumores de que as alíquotas seriam atualizadas. Isso não se confirmou, mas, de qualquer forma, o ideal é manter uma consulta atualizada no site da Receita Federal. Assim, serão verificados os valores a serem descontados da folha de pagamento, evitando qualquer tipo de situação incômoda, como o pagamento indevido de alíquotas.

Salário Educação

O salário educação é um tipo de contribuição social que deve ser paga por empregadores vinculados ao Regime Geral da Previdência Social.

Criado com o objetivo de financiar projetos e ações destinados ao desenvolvimento do Ensino Fundamental Público, o recolhimento do salário educação é realizado pelo Fundo Nacional de Desenvolvimento da Educação (FNDE).

Para ficar em dia com essa contribuição, o art. 212, § 5º da Constituição Federal prevê que as empresas contribuintes deverão destinar ao FNDE o percentual de 2,5% sobre o total das remunerações de seus empregados, pagas ou creditadas a eles, a qualquer título.

SENAC

A contribuição do SENAC (Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial) é destinada ao financiamento de atividades organizadas e administradas por escolas de aprendizagem comercial. Ela é obrigatória para empresas que contratam empregados e avulsos para prestação de serviços, com alíquota de 1% sobre a folha de pagamento mensal.

SESC

Semelhante à contribuição do SENAC, o encargo social do SESC (Serviço Social do Comércio) é aplicado para financiar programas que tragam o bem-estar social dos empregados das empresas relacionadas e de seus familiares. O percentual correspondente à contribuição é de 1,5% sobre o valor da folha de pagamento dos empregados e avulsos que prestam serviços para empresas comerciais, mensalmente.

SENAI

O SENAI (Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial) tem como diretriz principal promover a educação profissional por meio de programas de aprendizagem, a fim de desenvolver o setor industrial. A contribuição vinculada a esse órgão corresponde a 1% sobre o valor total das remunerações pagas pelas empresas do setor industrial aos seus empregados. Por se tratar de uma contribuição vinculada à folha de pagamento, sua incidência é mensal.

SESI

As mesmas empresas que contribuem para o SENAI têm a obrigação de contribuir com o SESI (Serviço Social da Indústria).

Os valores arrecadados são utilizados para a organização e a administração de escolas de aprendizagem industrial, de transporte e de comunicações.

As empresas contribuintes devem destinar 1,5% para o SESI, sendo esse percentual incidente sobre o total das folhas de pagamento de seus empregados e avulsos durante o mês.

SEBRAE

O encargo social destinado ao SEBRAE (Serviço Brasileiro de Apoio às Pequenas e Médias Empresas) tem como objetivo incentivar programas de apoio ao desenvolvimento das Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (EPP).

As mesmas empresas que contribuem para o SESI/SENAI e para o SESC/SENAC deverão contribuir também para o SEBRAE. Só que, nesse caso, a alíquota é de 0,3% sobre o total das remunerações pagas pelas empresas aos seus empregados ao final de um mês.

INCRA

Com a instituição do Serviço Social Rural em 1955 e o seu estabelecimento em 1970, foi criada também a contribuição para o INCRA (Instituto Nacional de Colonização e Reforma Agrária).

As empresas obrigadas a fazerem essa contribuição estão relacionadas no art. 2º do Decreto-Lei nº 1.146/70, que inclui as indústrias de cana-de-açúcar, de laticínios, de uva, de extração e beneficiamento de fibras vegetais e descaroçamento de algodão, dentre outras.

A alíquota, nesse caso, é de 2,5% para as empresas mencionadas no referido dispositivo legal, calculada sobre a folha de pagamento mensal. Há, ainda, uma contribuição adicional de 0,2% sobre o total da remuneração paga pelas empresas de qualquer setor aos seus empregados.

No entanto, há algumas exceções: cartórios, entidades filantrópicas, órgãos federais, estaduais e municipais do Poder Público e empresas de trabalho temporário.

Enfim, cabe ressaltar que as empresas que contribuem para o INCRA estão isentas de contribuir para o SESI/SENAI e para o SESC/SEBRAE.

Repouso Semanal Remunerado

Todos os trabalhadores têm direito a receber o Repouso Semanal Remunerado (RSR), de acordo com as regras gerais da CLT (Constituição das Leis Trabalhista).

Isso significa que o trabalhador tem o direito de descansar um dia, pelo menos, durante a semana e receber por esse dia, desde que cumpra integralmente a sua jornada semanal.

Para empresas cujos empregados recebem o salário mensalmente, o valor correspondente ao RSR é pago de forma integral, na folha de pagamento. Já no caso de empregados que recebem por hora ou por dia, o pagamento é feito de acordo com a sua jornada de trabalho.

Para efetuar esse cálculo, todas as horas normais ou todos os dias trabalhados no período de um mês deverão ser somados. O resultado da soma deverá ser dividido pelo número de dias úteis, incluindo o sábado, e multiplicado pelo número de domingos e feriados do mês.

O resultado do cálculo acima é multiplicado pelo valor da hora normal, para se estabelecer o valor mensal a ser recebido pelo trabalhador a título de Repouso Semanal Remunerado.

Por exemplo: se o empregado que recebe por dia de trabalhou exerceu as suas atividades durante 16 dias em um mês de 22 dias úteis (incluindo os sábados), cujo valor do dia de trabalho é R$ 25, o cálculo a ser feito será o seguinte: [(16 / 22) x 08] x 25 = R$ 145,45.

Férias + 1/3 Constitucional

O trabalhador tem o direito de tirar férias no período de 30 dias, após um ano de trabalho. Esse período de descanso, assim como os meses trabalhados, também é remunerado.

A remuneração ao trabalhador que tira férias é paga antecipadamente, incluindo o percentual do 1/3 constitucional, que corresponde ao valor de 1/3 da soma do valor dos dias das férias, acrescido dos reflexos ou médias apurados. Sobre os valores pagos a título de férias e 1/3 constitucional, são retidos, pelo empregador, os impostos acima citados (INSS, FGTS, etc.).

Finalmente, é importante lembrar que os impostos serão retidos de forma proporcional aos dias de férias do mês.

13º Salário

O 13º salário, que antigamente era conhecido como gratificação natalina, consiste em um salário que o trabalhador recebe a mais pelo ano de trabalho. A sua previsão é constitucional e garante que todos os trabalhadores deverão recebê-lo, sejam eles urbanos ou rurais, incluindo o trabalhador doméstico e o avulso, a partir de 15 dias de serviço.

O valor do 13º salário a ser recebido pelo empregado será proporcional ao seu tempo de serviço no ano corrente, calculado sobre o salário recebido no mês de dezembro. O empregador poderá efetuar o pagamento em 2 parcelas: a primeira deverá ser paga entre os meses de fevereiro e novembro e a segunda, impreterivelmente, até o dia 20 de dezembro.

Quanto à tributação, o 13º salário será descontado do INSS e do imposto de renda da seguinte forma: incidirão e serão devidos no pagamento da segunda parcela, quitada em dezembro, ou na rescisão do contrato de trabalho.

Auxílio-doença

O auxílio-doença é um benefício concedido ao trabalhador que precisa se ausentar do trabalho em razão de doença ou acidente, por mais de 15 dias, devidamente comprovado por meio de perícia médica realizada junto ao INSS.

Durante os 15 primeiros dias de afastamento do empregado, caberá ao empregador a responsabilidade de pagar o seu salário. Passado esse prazo, a responsabilidade de pagamento do salário do empregado passará a ser do INSS.

Sobre o valor do salário pago a título de auxílio-doença, é descontada a taxa de 1,9% do valor da folha de pagamento.

Salário-família

Outra contribuição a que o empregador deve estar atento, ao calcular a folha de pagamento, é o salário-família. Ele é devido a trabalhadores de baixa renda, que tenham filhos de até 14 anos ou inválidos, independentemente da idade.

O pagamento é feito de acordo com a faixa salarial do empregado, conforme abaixo:

• R$ 44,09 para remuneração até R$ 859,89;
• R$ 31,07 para remuneração entre R$ 859,89 e R$ 1.292,43.

Mais uma vez, convém a recomendação de sempre conferir, diretamente na fonte, se houve qualquer revisão nos valores e alíquotas para que não ocorram equívocos no preenchimento da folha de pagamento.

Licença maternidade e paternidade

Em caso de gravidez de funcionárias, elas têm direito à licença maternidade, prevista na legislação trabalhista, de até 120 dias contados do nascimento da criança. Para os pais, há a licença paternidade, que é de 5 dias contados a partir da data do nascimento.

Durante essas licenças, os beneficiados continuam recebendo os salários, sem descontos, com exceção da dedução do INSS para o salário pago durante a licença maternidade.

Como saber qual é a agenda tributária de 2018?

Para o recolhimento e a dedução dos tributos vinculados à folha de pagamento e administrados pela Receita Federal, como o imposto de renda e o FGTS, o empregador deverá obedecer à agenda tributária prevista no site desse órgão.

Destacamos acima que essa verificação deve ser periódica. Vale, contudo, criar o hábito de verificar todos os meses, tendo em vista que a Receita Federal libera, nessa periodicidade, o calendário do mês subsequente.

Em relação ao INSS, o recolhimento deve ser feito até o dia 10 de cada mês. Quanto ao salário dos empregados, as empresas devem se organizar e planejar para liberar o pagamento até o quinto dia útil do mês seguinte ao qual se refere a remuneração.

O que é o Programa Empresa Cidadã?

O Programa Empresa Cidadã tem como objetivo prorrogar por 60 dias a licença maternidade e por mais 15 dias a licença paternidade. Ele foi criado em 2008 pela Lei 11.770 e a sua regulamentação se deu com o Decreto 7.052 de 2009.

O Programa determina que, para as empresas cadastradas, as mães funcionárias que tirarem licença maternidade poderão se ausentar por até 180 dias, enquanto os pais funcionários poderão tirar licença paternidade de até 20 dias.

Para conseguir esse benefício, a empregada deverá solicitá-lo até o final do primeiro mês seguinte ao parto e o seu início se dá imediatamente após o término da licença maternidade tradicional de 120 dias.

Quanto aos funcionários que pretendem se beneficiar a licença paternidade de 20 dias: ela deve ser requerida no prazo de 2 dias úteis contados da data do parto, com a comprovação, pelo empregado, de participação em programa ou atividade de orientação sobre paternidade.

Em casos de adoção ou aquisição de guarda judicial para fins de adoção, os empregados terão direito à licença maternidade ou paternidade de acordo com a seguinte relação:

• por 60 dias, para crianças com até 1 ano de idade;
• de 30 dias, para crianças entre 1 e 4 anos;
• de 15 dias, para crianças que tenham entre 4 e 8 anos de idade.

As empresas que se interessarem em aderir ao programa devem fazê-lo por meio do Atendimento Virtual (e-CAC). O cancelamento da adesão pode ser feito a qualquer momento. Vale lembrar que, durante a licença maternidade, paternidade ou licença ao adotante, os empregados terão direito à remuneração normal, sem descontos de dias não trabalhados.

Durante o período legal previsto de 120 dias para maternidade e 5 dias para paternidade, o pagamento é realizado pelo INSS, enquanto o salário correspondente à prorrogação fica por conta do empregador.

Por que se tornar uma empresa cidadã?

Além dos benefícios aos empregados, o Programa Empresa Cidadã oferece também vantagens para as empresas cadastradas. Nesse sentido, é concedido à empresa cidadã o direito de deduzir, do Imposto de Renda de Pessoa Jurídica (IRPJ), o valor total da remuneração da empregada pago durante a prorrogação da sua licença maternidade.

No entanto, é importante saber que essa dedução somente será permitida para empresas que têm tributação sobre o lucro real. As demais empresas, que declaram o lucro presumido ou são optantes do Simples Nacional, poderão aderir ao programa, mas não terão esse benefício.

Conhecer os encargos vinculados à folha de pagamento dos funcionários é de extrema importância para determinar os custos que cada empregado representa para o empregador.

Por meio desse conhecimento, as empresas contratantes poderão fazer uma estimativa de gastos com a demissão ou a contratação de um novo funcionário. Além disso, terão a capacidade de estimar as suas receitas durante o ano que se inicia e preparar as metas e as estratégias do setor financeiro e de sua contabilidade.

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