Para calcular a folha de pagamento, o gestor não deve apenas considerar o valor dos salários de seus colaboradores. No Brasil, a carga tributária das empresas é uma das mais altas.

Ao contratar um colaborador, a empresa precisa ter em mente que há uma série de impostos obrigatórios e outros facultativos que estão atrelados à folha de pagamento. Sem contar os casos em que os impostos citados acima incidem, também, em valores adicionais como comissões, bônus, entre outros.

Uma parte dos impostos está prevista nas leis trabalhistas e possui porcentagens fixadas que devem figurar na folha de pagamento todos os meses. O cálculo dos demais é feito de forma variável, ou seja, de acordo com os dias trabalhados durante o mês-base e de acordo com a frequência de recebimento de valores adicionais.

Por esse motivo, a gestão eficiente da folha de pagamento também é uma forma de proteger a saúde financeira da empresa e garantir que as informações trabalhistas de seus colaboradores estão corretas e repassadas ao governo com precisão.

Neste artigo, você vai conhecer todos os impostos obrigatórios e facultativos que compõem a folha de pagamento, como são calculados e o valor de suas alíquotas. Confira!

Folha de pagamento: o que é?

A folha de pagamento é um documento conhecido por todos que já trabalharam em regime CLT. Nela, são listados todos os colaboradores de uma empresa e o quanto cada um recebe mensalmente pelo trabalho executado, além dos seguintes dados:

• Os valores brutos e líquidos do salário de cada colaborador;
• Os dados trabalhistas de cada colaborador (cargo, registro de faltas ou adicionais, etc.);
• Impostos do mês destacados (FGTS, INSS, entre outros).

Para compor a folha de pagamento todos os meses, os profissionais precisam saber todas as informações trabalhistas de cada contratação, bem como controlar o registro de pontopara verificar a realização de horas extras, faltas, atrasos, afastamentos e outros fatores que interferem no documento.

À primeira vista, pode parecer que fazer a folha de pagamento é algo simples, mas é preciso uma boa dose de experiência, conhecimento das leis trabalhistas e leis tributárias brasileiras, contabilidade e matemática financeira para compô-la todos os meses sem erros ou retrabalho.

Vale ainda citar que a folha de pagamento é de extrema importância tanto para a empresa quanto para o colaborador por se tratar de um documento, sem validade de expiração, que poderá ser utilizado a qualquer momento para uma ação trabalhista, por exemplo. Por esse motivo, é fundamental saber fazê-la corretamente.

Os recursos tecnológicos que surgiram como forma de otimizar o processo de composição da folha de pagamento são soluções inteligentes que desburocratizam e eliminam o retrabalho, liberando o profissional do RH ou o gestor para focar em outras questões.

Impostos atrelados à folha de pagamento

Como mencionado anteriormente, atrelados à folha de pagamento estão diversos impostos obrigatórios, previstos nas leis trabalhistas, e que devem ser recolhidos mensalmente.

O não recolhimento dos impostos obrigatórios podem colocar a empresa em risco trabalhista e tributário junto ao governo. Armazenar todos os documentos e comprovantes da folha de pagamento é importante para poder se blindar no caso de ações trabalhistas.

Veja abaixo o que está atrelado à folha de pagamento:

FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço)

O FGTS é um fundo criado para amparar o colaborador nos casos de demissão sem justa causa. Todos os meses, o valor recolhido pela empresa é destinado à uma conta, criada para cada colaborador. No caso de demissão sem justa causa, o valor total da conta poderá ser sacado.

O valor da alíquota do FGTS de 8% sobre o valor do salário bruto é determinado por lei. Nos casos de contrato de trabalho de aprendizagem, o valor da alíquota do FGTS é de 2%.

Vale ressaltar que o valor do FGTS não é descontado no holerite do colaborador. Este recolhimento é de responsabilidade integral da empresa. Além do recolhimento, nos casos de demissão sem justa causa, a empresa precisa pagar a multa rescisória equivalente a 40% sobre o valor total da conta de FGTS do colaborador.

Portanto, quando demitido sem justa causa, o colaborador pode sacar o valor de sua conta de FGTS e recebe o valor da multa rescisória.

INSS (Instituto Nacional do Seguro Social)

Outro imposto descontado na folha de pagamento dos colaboradores todos os meses é o Instituto Nacional do Seguro Social, órgão que trata dos pagamentos de aposentadorias e outros benefícios ligados à Previdência Social, exceto para servidores públicos.

O valor recolhido mensalmente é utilizado para o pagamento dos seguintes benefícios:

• Aposentadoria (seja por tempo de contribuição, por idade e também nos casos de aposentadoria por invalidez);
• Auxílio-doença;
• Salário-maternidade;
• Salário-família;
• Pensão no caso de morte; entre outros.

As empresas que não são optantes do Simples Nacional devem descontar 20% sobre o valor total das remunerações pagas mensalmente.

IR (Imposto de Renda)

O Imposto de Renda é um imposto cuja cobrança incide sobre os valores recebidos pelo contribuintes durante o ano.

Para o colaborador que trabalha com carteira assinada, o Imposto de Renda é descontado todos os meses em seu holerite, sobre o seu rendimento, pois o empregador é obrigado a descontar o IR na folha de pagamento.

O valor descontado varia de acordo com as faixas salariais dos colaboradores e as alíquotas são determinadas e fixadas pelo Governo Federal. Veja abaixo os valores para 2019:

• Os colaboradores que recebem mensalmente o salário de até R$1.999,00 estão isentos do IR; 
• Os colaboradores que recebem mensalmente a faixa salarial de R$1.999,00 a R$2.967,00: alíquota de 7,5%; 
• Os colaboradores que recebem mensalmente a faixa salarial de R$2.967,00 a R$3.938,00: alíquota de 15%; 
• Os colaboradores que recebem mensalmente a faixa salarial de R$3.938,00 a R$4.987,00: alíquota de 22,5%; 
• Os colaboradores que recebem acima de R$4.987,00: aliquota de 27,5%.

DSR (Descanso Semanal Remunerado)

Todos os colaboradores que trabalham em regime CLT têm o direito de receber o DSR (Descanso Semanal Remunerado). O valor integral do DSR é lançado mensalmente na folha de pagamento de cada um.

De acordo com as Consolidações das Leis Trabalhistas, ao cumprir sua jornada semanal integralmente, o colaborador tem direito de descansar um dia por semana. O valor deste dia é pago na folha de pagamento.

Aos colaboradores que trabalham em regime mensal, o valor do DSR é pago de forma total. Para os colaboradores que recebem por dia ou hora trabalhada, o pagamento equivale à sua jornada de trabalho.

Para calcular o valor, é preciso somar todas os dias ou horas trabalhados no período. O resultado desta soma deve ser dividido pelo número de dias úteis, incluindo o sábado. Em seguida, multiplique o resultado pelo número de domingos e feriados do mês. O resultado deverá ser multiplicado pelo valor da hora normal para chegar ao valor mensal do DSR.

Em números, temos:

Suponhamos que o colaborador que recebe por dia trabalhou 18 dias em um mês de 24 dias úteis, incluindo os sábados. Este colaborador recebe R$28 por dia de trabalho. O cálculo do DSR é:

18 (dias trabalhados) / 24 (dias úteis) = 0,75

0,75 x 4 (domingos do mês) = 3

3 x R$28 (valor por dia de trabalho) = R$84,00 (valor do DSR)

Outros impostos

Férias e ⅓

Todo colaborador que trabalha em regime CLT tem direito a 30 dias de férias, depois de trabalhar um ano. Esse mês que o trabalhador fica de férias também é remunerado e o cálculo das férias é feito da seguinte maneira:

• O valor das férias é equivalente ao valor de um mês trabalhado.
• A este valor é acrescido ⅓.

Em números:

Se um colaborador recebe o valor de R$2.500,00. O valor que ele deverá receber pelo período de férias é de R$2.500,00 mais um terço deste valor.

R$2.500,00 / 3 = R$833,34 (valor equivalente a ⅓)

R$2.500,00 (salário) + R$833,34 (⅓) = valor total de férias a receber R$3.333,34.

A empresa também recolhe o FGTS, INSS, etc., sobre o valor das férias.

13º salário

O 13º salário é um benefício que os colaboradores recebem anualmente. Vale ressaltar que o 13º salário é previsto pela Constituição Federal.

O valor do 13º salário, para os colaboradores que trabalharam o ano todo, equivale ao valor de um salário normal. Para os trabalhadores que trabalharam menos de um ano, ele será pago de forma proporcional.

Outro ponto importante, é que o 13º salário é dividido em duas parcelas: a primeira paga geralmente até o dia 30 de novembro e a segunda até o dia 20 de dezembro.

Ao 13º são descontados o INSS e o IR na segunda parcela.

Auxílio doença

Todo colaborador que precisa se afastar do trabalho por mais de 15 dias por motivos de saúde tem direito ao auxílio-doença. No entanto, para recebê-lo, o colaborador precisa comprovar a necessidade de afastamento por meio da apresentação de laudo de perícia médica emitido pelo INSS.

O pagamento de salário referente aos 15 primeiros dias de afastamento é responsabilidade da empresa. A partir do 16º dia, entretanto, o salário do colaborador será pago pelo INSS.

Uma taxa de 1,9% é descontada na folha de pagamento referente ao pagamento do valor do salário de auxílio-doença.

Salário-família

O salário-família é uma contribuição que deverá constar da folha de pagamento de todo colaborador de baixa renda que tenha filhos de até 14 anos ou inválidos, independentemente da idade.

O valor do pagamento varia de acordo com a faixa salarial do colaborador. Confira:

• Para o colaborador que recebe até R$907,77, o salário-família é de R$46,54 para cada filho;
• Para o colaborador que recebe de R$907,77 até 1.364,43, o salário-família é de R$32,80 para cada filho;

Licenças maternidade e paternidade

As colaboradoras gestantes têm direito à licença-maternidade, direito garantido nas leis trabalhistas. O tempo da licença é de 120 dias, contados a partir do nascimento do bebê. Os pais têm direito a cinco dias.

Durante o período de licença, a colaboradora recebe seu salário normalmente, com incidência de INSS.

RAT (Risco Ambiental do Trabalho)

O RAT é uma contribuição da previdência específica. Foi criada para bancar os acidentes de trabalho ou doenças que se desenvolveram devido às atividades exercidas, as doenças ocupacionais.

Este fundo é utilizado para cobrir custos com o tratamento dos colaboradores lesionados por acidentes ou que precisam se afastar por causa de uma doença ocupacional. A alíquota do RAT varia de acordo com a periculosidade da função, ou seja, quanto maior o risco à integridade física do colaborador, maior o valor da alíquota da contribuição.

Veja abaixo uma tabela de referência:

• Empresas que apresentam risco mínimo à integridade do colaborador: alíquota de 1%;
• Empresas que apresentam risco médio à integridade do colaborador: alíquota de 2%;
• Empresas que apresentam risco alto à integridade do colaborador: alíquota de 3%;

As atividades que expõem os colaboradores a agentes nocivos e tóxicos que resultam no direito à aposentadoria especial têm alíquotas maiores: 6%, 9% ou 12%, de acordo com o tempo de contribuição.

Salário educação

O salário educação foi criado com o intuito de financiar projetos voltados ao Ensino Fundamental Público. Este é um tipo de contribuição social que deve ser recolhido por empresas que estão vinculadas ao Regime Geral da Previdência Social.

O recolhimento desta contribuição é feito pelo FNDE (Fundo Nacional de Desenvolvimento de Educação). De acordo com a lei trabalhista, as empresas devem direcionar 2,5% do total das remunerações de seus colaboradores.

O salário educação é destinado às atividades do SENAC, SESI, SESC, SEBRAE e o INCRA.

Como vimos neste artigo, há muitos impostos atrelados à folha de pagamento. O RH deve se manter atento à composição do documento para não criar possibilidades para ações trabalhistas futuras.

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