O recolhimentos de impostos e tributos é mais uma entre as muitas obrigações às quais os empresários brasileiros devem sempre ficar atentos. Embora não se trate de um processo complexo, compreender como funciona a retenção de impostos na nota fiscal ajuda a não cometer erros.

A partir do momento que conhecemos a regras, torna-se mais fácil aplicá-las. Sendo assim, é fundamental compreender dois conceitos: o de retenção de impostos e o de substituição tributária. Vamos entender o significado de cada um deles.

Retenção de impostos: como funciona?

O mecanismo de retenção de impostos, que é aplicado sobre as notas fiscais de prestação de serviços, tem como objetivo garantir à Receita Federal que as empresas recolherão seus impostos. Trata-se de uma forma eficiente de antecipar os recebimentos e evitar que as empresas cometam crimes de sonegação.

Note que a retenção de impostos se aplica apenas às notas fiscais de prestação de serviços. Nesses casos, de acordo com o tipo de serviço prestado, sobre o valor pago pelo cliente é preciso aplicar um desconto relativo ao imposto devido. Esse percentual varia de acordo com o tributo e sua respectiva alíquota.

Entre as retenções podemos citar valores a título de Contribuições Sociais Retidas na Fonte (CSRF), como PIS, Cofins e CSLL, Imposto de Renda (IR), INSS e Imposto Sobre Serviços (ISS), esse último direcionado aos municípios.

Em outras palavras, isso significa que do valor total recebido pela empresa será preciso aplicar um desconto relacionado aos impostos em questão. Contudo, a responsabilidade sobre o recolhimento dos impostos, ou seja, a quitação dos valores junto à Receita Federal é sempre da pessoa jurídica.

Vale lembrar que essa retenção não ocorre quando a empresa em questão é Microempreendedor Individual (MEI). Também não há retenção para Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) optantes pelo Simples Nacional. Nesse caso, a regra se aplica às companhias que se enquadram nos regimes de Lucro Real ou Lucro Presumido.

Em que momento o imposto retido é recolhido?

Tudo vai depender do tributo em questão, pois a retenção ocorre em momentos distintos. No Imposto de Renda, o fato gerador é o crédito ou o pagamento à pessoa jurídica prestadora (o que ocorrer primeiro). No caso das CSRF é o pagamento à pessoa jurídica beneficiária.

Ambos os impostos são recolhidos por meio de um DAS (Documento de Arrecadação de Receitas Federais)  que deve ser quitado até o último dia útil do segundo decêndio (entre os dias 10 e 20) do mês subsequente ao mês em que tiverem sido feitos os pagamentos.

Substituição tributária: como funciona?

Já no caso das empresas que trabalham com a venda de produtos, a retenção que se aplica é chamada de substituição tributária. Trata-se de uma forma de antecipação do ICMS atribuído a um contribuinte que seja diferente do mesmo que gerou a venda. Nesse caso, leva-se em consideração um valor presumido, pois os tributos são referentes a fatos geradores que ainda vão ocorrer.

Isso ocorre porque em toda a cadeia produtiva apenas uma empresa é a responsável por fazer o recolhimento do imposto. Para que as demais não paguem uma tributação já recolhida (dupla tributação), opta-se então por um mecanismo de substituição.

É por esse motivo que importadores e indústrias, em geral as empresas originárias do produto, é que assumem esse papel. Porém, nesse caso, é de suma importância conversar com um profissional de contabilidade para compreender quais são as regras que se aplicam no estado de registro da sua empresa.

Como é sabido, o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços (ICMS) é de responsabilidade dos estados e, por essa razão, há regras específicas em cada uma das unidades da federação. Nas transações interestaduais a situação se torna ainda mais complexa, pois é preciso respeitar as regras do estado de origem e do estado de destino.

Em que momento o ICMS é recolhido na substituição tributária?

As regras que tratam sobre esse assunto podem ser conferidas no Convênio no 142/2018 (conforme listado abaixo). Todavia, os estados podem definir novos prazos, o que faz com que não exista uma padronização. Portanto, fique atento às regras do seu estado. Sem disposições em contrário, o que a legislação prevê é o seguinte:

• Até o dia 9 do mês subsequente ao da saída da mercadoria, em se tratando de sujeito passivo por substituição inscrito no cadastro de contribuinte do ICMS da unidade federada de destino;
• Na saída da mercadoria do estabelecimento remetente, em se tratando de sujeito passivo por substituição não inscrito no cadastro de contribuinte do ICMS da unidade federada de destino;
• Até o dia 2 do segundo mês subsequente ao da saída da mercadoria, na hipótese de responsabilidade por substituição tributária atribuída a optante pelo Simples Nacional, inscrito na unidade federada de destino.

Tributação “presumida” prejudica pequenas empresas

Nenhum modelo tributário é perfeito, mas quando se trata do modelo brasileiro há muitas críticas por parte dos empresários. Além de os tributos serem considerados altos, a falta de padronização entre eles dificulta o trabalho das pequenas empresas, que nem sempre têm uma estrutura contábil completa à disposição.

O caso do setor de bebidas ilustra bem essa disparidade. Suponha que uma empresa comercializa um vinho importado para supermercados e hotéis. A importadora vende esse produto para os estabelecimentos por R$ 20. Se o supermercado revendê-lo por R$ 30 e o hotel por R$ 80, ambos recolherão o mesmo valor de imposto, pois o custo é determinado a partir de um preço médio.

Em outras palavras, torna-se um bom negócio para aquele que vende mais caro, mas não um negócio não tão interessante para quem vende por menos. Essa forma de tributação foi adotada visando diminuir o número de estabelecimentos a serem fiscalizados, pois é mais fácil atender dezenas de indústrias do que milhares de bares e supermercados.

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