Folha de pagamento: Cálculo e desoneração, saiba tudo a respeito

Entenda tudo sobre a legislação que envolve os processos da folha de pagamento.

Todo mês, ao receber nossa folha de pagamento ou holerite — como também é conhecida — não imaginamos todos os processos, legislação e variáveis que o profissional de Recursos Humanos precisa cumprir e avaliar antes de fechá-la.

Todos esses elementos compõem um dos principais processos do RH e, talvez, um dos fatores fundamentais para o bom andamento da empresa.

A elaboração do cálculo da folha é uma obrigação legal das corporações que contratam por meio da Consolidação das Leis do Trabalho – CLT. Ela é uma vantagem para a empresa que pode acompanhar os investimentos mensais em pessoal e também ao colaborador, que recebe um espelho da renda fixa, passando a ter conhecimento de todos vencimentos e descontos realizados durante o mês.

1# Folha de Pagamento: o que é?

O conceito para folha de pagamento é simples:uma relação de informações acerca da remuneração que o funcionário de uma empresa recebe. É um documento de obrigatoriedade da empresa (artigos 464 e 225 do Decreto 3048/1999), sem modelo oficial, permitindo ser elaborada de acordo com a necessidade de cada corporação, mas deve conter todas as informações legais previstas, cumprindo uma função operacional, contábil e fiscal.

Dito isso, devemos entender alguns termos como remuneração e salário, que citamos acima. Você sabe a diferença?

Remuneração: a soma do pagamento realizado pelo empregador direta ou indiretamente, isto é, horas extras, adicionais, insalubridades, comissões, gratificações, entre outros, fazem parte da remuneração ao trabalhador.
Compreendem-se na remuneração do empregado, para todos os efeitos legais, além do salário devido e pago diretamente pelo empregador, como contraprestação do serviço, as gorjetas que receber.

Salário: Pagamento efetuado ao trabalhador pelos seus serviços e pelo tempo trabalhado à disposição do empregador. Integram o salário a importância fixa estipulada, as gratificações legais e as comissões pagas pelo empregador.

Ou seja, o valor que deverá constar na folha de pagamento é o salário base acrescido das variáveis de remuneração, incluindo os descontos previstos — sobre isso falaremos a seguir.

Esse pagamento pode ser feito, segundo a lei, até o 5º dia útil do mês subsequente ao vencido, se o pagamento for mensal, ou até o 5º dia útil quando o pagamento for semanal ou quinzenal. Contudo, algumas empresas optam por fazer os pagamentos no último dia do mês. Assim, o fechamento da folha ocorre alguns dias antes e ganha-se um tempo a mais para o cálculo devido dos proventos e descontos.

A legislação Trabalhista e Previdenciária prevê que a empresa faça o cálculo da folha de pagamento à mão, de forma mecânica ou eletrônica, bem como coletivamente por estabelecimento da empresa, por obra da construção civil e por tomador de serviço, com corresponde totalização. Além disso, a empresa deve manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos.

No entanto, já sabemos que com a modernização dos setores de Recursos Humanos, além de o colaborador ter acesso à sua folha de pagamento quando e onde quiser, por meio de uma interface online, o próprio RH tem ferramentas disponíveis para fazer os cálculos, conferências e pagamentos totalmente automatizados, inclusive por meio de integrações bancárias, evitando problemas como extravios, furtos e até mesmo erros de pagamentos.

A legislação (art. 225, inciso I e § 9º e 273 do RPS – Decreto nº 3.048/99, com as alterações posteriores) estabelece, ainda, alguns requisitos que devem constar na folha de pagamento, como:

Dados do empregador;
Dados do empregado, cargo e função;
Descontos realizados, como INSS, contribuição sindica, FGTS, Vales, etc;
Número de dias trabalhados;
Valores de horas extras, adiantamentos;
Valor bruto e líquido do salário.
Agrupar os segurados por categoria: segurado empregado, trabalhador avulso, contribuinte individual e empregados contratado por prazo determinado;
Destacar o nome das seguradas em gozo de salário-maternidade;
Indicar o número de quotas de salário-família atribuídas a cada segurado empregado ou trabalhador avulso.

Por tudo isso, a folha de pagamento envolve muita responsabilidade. O profissional ou a equipe que executa esse processo deve ter o máximo de conhecimento acerca da legislação da folha de pagamento, bem como de seu cálculo, encargos e demais obrigações.

2# Passo a passo para o fechamento da folha de pagamento

O artigo 225 do Decreto 3048/1999, nos incisos I e II, estabelece a obrigatoriedade e detalhes de como fazer a folha de pagamento:

Art. 225. A empresa é também obrigada a:

I – Preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;

II – Lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos;

Ou seja, para fechar a folha de pagamento é preciso seguir alguns passos. Para facilitar, listamos eles abaixo. Confira e faça seu checklist da folha de pagamento:

Diariamente:

Apurar e ajustar Horas-extras
Ajustar marcações diversas no ponto (tratar exceções)
Apurar e ajustar Faltas
Conferir e enviar ao eSocial retornos de afastamentos
Conferir banco de horas
Conferir os vencimentos de contrato de experiência – prorrogar/efetivar/rescindir

Sempre que houver:

Lançar vales (adiantamentos, valores de convênios)
Lançar Atestados
Fazer Admissão e emitir contratos – Baixe o checklist da Admissão e Demissão!
Gerar CAGED (sempre que houver admissão)
Aplicar Advertências
Aplicar Suspensões
Calcular Rescisão e emitir documentação
Calcular Férias e emitir documentação

Antes do fechamento da folha:

Lançar e conferir o lançamento de Farmácia, empréstimos e outros convênios de valores apurados mensalmente
Lançar os Serviços Médicos
Calcular e conferir Convênios e Serviços
Exportar Convênios e Serviços para a Folha de Pagamento
Calcular e conferir o Vale-alimentação/refeição
Exportar Vale-alimentação para a Folha de Pagamento
Exportar os lançamentos do ponto para Folha de Pagamento

Fechamento da Folha:

Calcular a Folha de Pagamento
Conferir os Lançamentos da Folha de Pagamento
Conferir pensões alimentícias
Conferir Gratificação de Função
Conferir contribuições sindicais/confederativas/assistenciais
Conferir dos convênios para o eSocial
Fazer a Importação/Lançamento das Notas Fiscais de Produção Rural
Conferir o fechamento e cálculo de INSS
Conferir o fechamento e cálculo de IRRF
Gerar a GFIP para recolhimento do FGTS
Conferir os recolhimentos de FGTS
Enviar os eventos mensais para o eSocial (S-1200/S-1210/S-1250/S-1260/S-1280)
Fazer o fechamento dos Eventos Periódicos (S-1299)
Conferir o retorno de INSS para o eSocial
Conferir o retorno de IRRF para o eSocial
Conferir o retorno de FGTS para o eSocial
Conferir e fechar a DCTFWeb
Gerar do CAGED Mensal
Enviar arquivo de pagamento ao Banco (líquidos)
Gerar provisões de Férias e 13° salário
Gerar a integração contábil
Emitir relatório de férias para programação mensal

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3# Principais proventos da Folha de Pagamento

A folha de pagamento é composta, também, por proventos/vencimentos, isto é, os valores de ganho do colaborador. Entenda mais sobre os principais:

Salário

É a importância fixa, devida e paga pelo empregador ao seu empregado em razão do trabalho realizado e tempo à disposição. O salário deve ser firmado em contrato entre as partes, obedecendo a legislação

Horas extras

É considerada hora extra o adicional de horas de trabalho realizado além das horas estabelecidas em contrato de trabalho. A legislação prevê que o colaborador poderá trabalhar por até duas horas além da jornada de trabalho normal. Essa jornada deverá ser paga com o acréscimo de, no mínimo, 50% sobre o valor da hora normal paga ao colaborador.

Descanso Semanal Remunerado – DSR

Todo trabalhador tem direito a um dia de descanso remunerado, ou seja, pago. A legislação estabelece que essa folga ocorra, preferencialmente, aos domingos, mas isso não é obrigatório.

O repouso semanal deve ser de 24 horas, sem possibilidade de divisão desse tempo em horas diárias. Por outro lado, o colaborador que não cumprir sua jornada de trabalho, integralmente, poderá perder esse descanso.

Adicional Noturno

O trabalhador que realize seu trabalho entre às 22h e às 5h para trabalhador urbano e entre às 20h e as 4h para trabalhador rural deverá receber adicional noturno, isto é, o percentual de, no mínimo, 20% do seu valor hora. A hora de serviço noturno é de 52 minutos e 30 segundos.

Adicional de insalubridade

Previsto no artigo 192 da CLT, o adicional de insalubridade deve ser pago ao colaborador que desenvolve suas atividades profissionais em condições insalubres acima dos limites de tolerância estabelecidos pelo Ministério do Trabalho. Esse adicional é calculado sobre o salário mínimo ou sobre o piso da categoria, podendo ser de:

10% para grau mínimo
20% para grau médio
40% para grau máximo

Adicional de periculosidade

O adicional de periculosidade deve ser pago ao colaborador que desenvolve suas atividades em contato permanente com inflamáveis, eletricidade ou explosivos em condições de risco. O adicional deverá ser de 30% sobre o salário do colaborador, sem acréscimos resultantes de gratificações, prêmios ou participações nos lucros da empresa.

Salário-família

O salário-família pode ser considerado um benefício previdenciário concedido ao colaborador vinculado ao INSS, o qual recebe da empresa o valor referente por filho até 14 anos de idade ou invalidado de qualquer idade, desde que seja comprovada a dependência econômica.

O artigo 12 do decreto 53.153 prevê que o percentual a ser pago a cada filho será de 5% do salário mínimo. O colaborador deve solicitar o pagamento diretamente ao empregador.

Anualmente a Previdência Social libera a tabela de valores a pagar de salário família e a faixa salarial ao qual é devido o pagamento.

Diárias para viagens

As diárias para viagens são os valores pagos ao colaborador para cobrir despesas necessárias em uma viagem, como alimentação, transporte, hotel, entre outros. Esses valores devem constar na folha de pagamento, mas de acordo com o artigo 457 da CLT, esses valores não integram a remuneração do colaborador, não se incorporam ao contrato de trabalho e não constituem base de incidência de qualquer encargo trabalhista e previdenciário.

Adicional por tempo de serviço

O adicional por tempo de serviço não é um benefício estabelecido pela legislação trabalhista, mas pode se tornar um benefício concedido pela empresa, se decidido em acordo ou convenção coletiva. Neste mesmo ato, é estabelecido o tempo de casa necessário para receber o valor, bem como o valor que deverá ser pago.

Entretanto, uma vez pago ou concedido por determinado período, torna-se um direito do colaborador da empresa e não poderá ser suprimido.

Auxílio Creche/Babá

Empresas que possuam mais de 30 colaboradoras com mais de 16 anos, têm a obrigação de oferecer um espaço físico para que as mães deixem seus filhos com idade entre 0 a 6 meses, enquanto elas trabalham. Caso esse espaço não seja ofertado pela empresa, e mesma passa a ser obrigada a das auxílio-creche/babá a mulher até que o bebê tenha 6 meses.

O valor desse auxílio varia de acordo com a empresa, mas normalmente é estabelecido em acordo ou convenção coletiva.

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4# Principais descontos da Folha de Pagamento

A folha de pagamento é composta, também, por descontos, isto é, os valores que devem ser deduzidos do colaborador referentes a:

Desconto de Previdência

O desconto da Previdência é a tributação das contribuições sociais destinadas à Previdência Social, de acordo com a IN 971/2009. Isso quer dizer que a empresa desconta o valor em folha, referente à previdência, que deverá ser destinado ao colaborador para sua aposentadoria. As alíquotas para desconto variam, com percentuais entre 8% a 11%, dependendo do salário de contribuição.

São obrigados a contribuir com a previdência: empregados pela CLT, empregado doméstico, trabalhador avulso e contribuinte individual, com atividade remunerada.

Impostos de renda

O Imposto de Renda Retido na Fonte – IRRF é a tributação devida sobre os rendimentos de um colaborador. Ele deve ser apurado e retido pela fonte pagadora, isto é, pela empresa responsável por fazer o pagamento ou o repasse de valores à Receita Federal.

Para calcular o IRRF na folha de pagamento é necessário conferir uma tabela de contribuição mensal, que contém as alíquotas que devem ser pagas, de acordo com o salário de contribuição.

Contribuição sindical

Após a Reforma Trabalhista ser aprovada em 2017, a contribuição sindical passou a ser facultativa. Além disso, em março de 2019, a MP 873 passou a estabelecer que nos casos de pagamento da contribuição por parte do colaborador, o desconto não poderá ser realizado por meio da folha de pagamento, mas sim via boleto diretamente com o sindicato. Saiba mais aqui!

Adiantamentos

O adiantamento salarial é realizado ao colaborador que o solicita e, o valor deve ser descontado do pagamento no mês subsequente. O desconto impacta também as deduções sobre a remuneração integral.

Contudo, não há muitas normas sobre adiantamentos e ela só é obrigatória se firmada em acordo ou convenção coletiva.

Faltas e atrasos

Para faltas ou atrasos sem justificativas, a corporação poderá descontar o dia não trabalhado, bem como o valor correspondente ao DSR. Além disso, se na semana que houve a falta ocorrer um feriado, o colaborador poderá ter o respectivo dia descontado.

Vale-transporte

O vale-transporte é um direito do trabalhador que utiliza o transporte público. Ou seja, a empresa deve pagar as despesas de deslocamento do colaborador de casa para o trabalho e vice-versa.

Contudo, a empresa tem o direito de descontar da folha de pagamento até 6% do salário-base do colaborador, de acordo com o custo com o trajeto. E, se ofertar o transporte gratuito, a empresa não deve oferecer este benefício.

Vale-alimentação

A legislação, além de não obrigar a empresa a oferecer esse benefício, não estabelece, às que adotam, um valor mínimo para o desconto do vale-alimentação na folha de pagamento do colaborador, mas o máximo: não pode ultrapassar 20% do salário.

Além disso, as empresas que aderem ao Programa de Alimentação do Trabalhador – PAT, tem direito a deduzir as despesas com a alimentação dos colaboradores em até 4% do imposto de renda devido.

Está com dúvidas sobre os limites de descontos na folha de pagamento? Acesse aqui e descubra tudo!

5# Entenda mais sobre a desoneração da Folha

O termo desonerar significa tirar o ônus, isto é, desobrigar alguém ou algo a fazer alguma coisa ou reduzir sua obrigação.

No caso da desoneração da folha de pagamento, tratada pelas Leis 12.546/2011 e 13.161/2015, sua função é reduzir a carga tributária paga pelas empresas. Mas o que isso quer dizer?

Bem, até 2011, as empresas tinham apenas uma forma de tributação ao INSS, a contribuição sobre a folha de pagamento (convencional). Assim, a corporação pagava 20% sobre o valor das remunerações dos seus colaboradores.

Em 2015, as empresas passam a ter uma segunda opção: a contribuição sobre a receita bruta, conhecida como desoneração, em que o valor recolhido é determinado por um percentual sobre a receita bruta, que varia de 1% a 4,5%, de acordo com o setor.

Resumindo

Contribuição sobre a folha de pagamento (convencional): a empresa faz o pagamento de 20% sobre o valor das remunerações dos profissionais;

Contribuição sobre a receita bruta (desoneração): a empresa faz o pagamento por meio de um percentual que varia de 1% a 4,5% (de acordo com o setor) sobre a receita bruta da corporação.

Se a empresa optar pela desoneração, precisa saber que ela é realizada, na prática, a partir do imposto da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB) e o recolhimento é realizado via Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF), a guia de pagamento que reúne os tributos pagos pelas empresas para a União.

Contudo, é preciso ficar atento porque a IN RFB nº 1876, de 19 de março de 2019, prevê a dispensa da obrigatoriedade da CPRB na EFD-Contribuições a partir dos prazos de obrigatoriedades de escrituração na EFD-Reinf, de acordo com a IN RFB nº 1.701/2017.

Até lá, as empresas dos seguintes segmentos podem seguir as instruções da CPRB e suas respectivas alíquotas para a desoneração:

Calçados
Call Center
Comunicação
Confecção/vestuário
Construção civil
Couro
Empresas de construção e obras de infraestrutura
Fabricação de veículos e carroçarias

Máquinas e equipamentos
Projeto de circuitos integrados
Proteína animal
Têxtil
TI (Tecnologia da informação)
TIC (Tecnologia de comunicação)
Transporte metroferroviário de passageiros
Transporte rodoviário coletivo
Transporte rodoviário de cargas

6# Como fazer o cálculo da folha de pagamento?

Hoje em dia, é praticamente impossível fazer o cálculo da folha de pagamento de uma empresa à mão. Por isso, um Sistema de RH é fundamental, afinal, com esse auxílio, podemos evitar erros gravíssimos. E quando pensamos em Sistema de RH nos referimos ao todo, desde o registro do ponto, dos benefícios, da própria folha de pagamento, e até mesmo de interfaces que permitam ao colaborador acompanhar sua vida laboral, incluindo a visualização da sua folha de pagamento.

Neste sentido, vale frisar que a folha de pagamento inicia muito antes do seu cálculo. Ela é resultado da junção de diversos processos de RH, por isso, podemos afirmar que a folha de pagamento tem início ainda na estruturação dos cargos da empresa. A partir deste primeiro passo, os demais processos acontecem com mais consistência, desde que integrados por meio de um Sistema eficiente e seguro.

Mas, afinal, como fazer o cálculo da folha de pagamento?

Bem, como falamos anteriormente, uma folha de pagamento bem estruturada está alicerçada em diversos processos que ocorrem no setor de Recursos Humanos. Após a construção dessa estruturação, que certamente se dará por meio de um Sistema de RH integrado, é essencial que o profissional responsável pelo cálculo da folha de pagamento atente-se ao registro do ponto do colaborador.

Quando a empresa possui um bom Sistema de RH, a importação dos registros para a base da folha acontece de forma automática, sem necessidade de digitação ou conferências minuciosas — o que acarreta na perda de tempo. Outras informações importantes que devem ser observadas são as horas extras e os adicionais noturnos, também importados pelo registro do ponto.

Após as informações do ponto, o próximo passo é analisar as faltas e os descontos que o colaborador possa ter. Lembre-se de checar os possíveis descontos da folha, que citamos anteriormente neste artigo. Aqui, podem entrar também os descontos de benefícios, como o vale-alimentação e vale-transporte, se o colaborador tiver.

Com todos os dados em mãos, é hora de iniciar propriamente o cálculo da folha. Percebeu como o cálculo é o último processo da folha de pagamento? Por isso, é tão importante contar com um Sistema de RH integrado, capaz de executar todos esses processos com assertividade e não esquecer de nada.

Para iniciar o cálculo, é levado em consideração o salário bruto do colaborador, as horas trabalhadas, e aplicar os encargos e descontos, como de INSS, FGTS e IRRF, bem como dos benefícios correspondentes.

7# A Folha de Pagamento e o eSocial

Com a chegada do eSocial, em janeiro de 2018, as empresas tiveram um grande impacto em suas folhas de pagamento. Isso porque não existe folha de pagamento sem eSocial e nem eSocial sem folha de pagamento. São obrigações interligadas, que dependem uma a outra. Mas o que isso quer dizer?

Isso significa que a folha de pagamento, após seu fechamento, deve ser enviada ao eSocial e, só podemos considerar o fechamento da folha de pagamento após o seu envio ao eSocial. É um processo que depende do outro e, claro, da consistência das informações.

Desde então, os profissionais de RH sentiram na pele a rigidez dos processos e a importância da automação. Por tudo isso se fala tanto na integração do gerenciamento das informações da folha de pagamento com o eSocial. Elas são dependentes e qualquer erro pode representar penalidades à empresa.

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