Folha de pagamento é um documento organizado pela empresa mensalmente, onde os dados trabalhistas do colaborador são transformados em dados contábeis.

Apesar de ser uma rotina nas empresas, os detalhes podem ser uma pedra no sapato quando o assunto é como fazer folha de pagamento.

Esse documento é obrigatório no dia a dia das empresas e se explica pelo artigo 464 da CLT e pelo artigo 225 do Decreto 3048/1999. Portanto, esse documento é importante tanto para o colaborador como para a empresa em termos legais.

Sendo assim, é essencial que a empresa possua profissionais que conheçam a lei e tenham noção de matemática financeira para elaborar o documento. Para saber o passo a passo sobre como fazer folha de pagamento preparamos um guia completo para lhe ajudar. Confira!

A lei da folha de pagamento

A folha de pagamento tem uma função operacional, contábil e fiscal. É como se fosse um histórico do que o funcionário tem o direito de receber.

É um documento que discrimina o salário bruto, que é o valor total sem descontos, com o salário líquido, que é o que o profissional receberá com as devidas deduções.

O artigo 225 do Decreto 3048/1999 prevê essa obrigatoriedade perante a lei e detalha os passos sobre como fazer folha de pagamento em seus incisos I e II:

Art. 225. A empresa é também obrigada a:

I – preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;

II – lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos;

A importância da folha para a empresa

A folha de pagamento é fundamental no controle financeiro da empresa. É por meio desse documento que ela pode comprovar que realizou o recolhimento de impostos e do INSS, além do pagamentos do salário, verbas trabalhistas e benefícios.

E esse controle financeiro, do seu próprio caixa, tem total influência sobre como fazer folha de pagamento. Empresas que têm facilidade nessa rotina evitam processos trabalhistas e o pagamento de multas e indenizações, preservando seu capital.

A importância da folha para o colaborador

Se para a empresa a folha de pagamento tem essa funcionalidade fiscal, contábil e operacional, ela também é essencial na vida dos profissionais.

Esse documento é essencial como comprovante de renda em financiamentos de imóveis, carros e abertura de crédito em lojas.

Além disso, é um documento importantíssimo no pedido de aposentadoria, servindo como comprovante de pagamento do INSS.  

Informações obrigatórias da folha de pagamento

Devido aos seus inúmeros detalhes, essa rotina administrativa do departamento pessoal requer muita atenção.

E para saber exatamente como fazer folha de pagamento é preciso conhecer quais as informações obrigatórias que precisam constar no documento.

Conheça algumas delas logo abaixo.

• Dados do empregador;
• Dados do empregado (cargo ou função);
• Descontos (INSS, contribuição sindical, FGTS, VT);
• Número de dias trabalhados;
• Valor de horas extras, adiantamentos;
• Valor bruto do salário;
• Valor líquido do salário.

E não existe uma obrigatoriedade em relação ao modelo da folha de pagamento. No mercado existem dois tipos: o modelo online e o modelo impresso. Independente de como fazer folha de pagamento se atentar as informações acima é essencial.

Como fazer folha de pagamento: o passo a passo

E para saber como fazer folha de pagamento é preciso seguir algumas etapas para que não sejam cometidos erros. Lembrando que qualquer detalhe errado no documento pode originar problemas trabalhistas.

Confira o passo a passo abaixo e não erre mais na montagem da folha de pagamento da sua empresa.

• Tenha controle sobre as admissões e demissões;
• Defina a categoria do funcionário;
• Calcule as horas trabalhadas;
• Conheça os encargos e descontos;
• Coloque o FGTS na folha;
• Separe o salário bruto do salário líquido;
• Escolha o modelo ideal para fazer sua folha.

Reconhecer e planejar cada um dos itens citados acima é sem dúvida um fator determinante sobre como fazer folha de pagamentocorretamente.

Tenha controle sobre as admissões e demissões

Toda a empresa precisa ter um controle sobre suas admissões e demissões. Por incrível que pareça, algumas não se organizam da forma correta e acabam pagando benefícios para colaboradores que já não fazem mais parte do quadro de funcionários.

Ou outras que por não terem um sistema adequado “esquecem” de colocar o novo colaborador no sistema de folha de pagamento atrasando seus vencimentos. Gerando assim, o descontentamento dos profissionais.

Por isso, antes de pensar em como fazer folha de pagamento é essencial ter um controle sobre as entradas e saídas da sua empresa mensalmente.

Defina a categoria do funcionário

Definir a categoria e cargo do funcionário é um dos primeiros passos sobre como fazer folha de pagamento.

Cada profissional pode pertencer a uma convenção coletiva e nesse caso as bases para o cálculo e descontos são diferentes de folha para folha.

Calcule as horas trabalhadas

Calcular as horas trabalhadas é o caminho para não errar em possíveis adicionais, como horas extras e adicionais noturnos. Além é claro de contabilizar descontos como faltas, atrasos e ausências que não foram justificadas.

Tudo precisa estar bem detalhado no documento. Um relógio de ponto é uma boa opção para contabilizar as horas trabalhadas dos seus colaboradores sem erros.

Conheça os encargos e descontos

É necessário se atentar também aos encargos e impostos a serem descontados como INSS, IRRF e contribuição sindical. Além disso, benefícios como VT, VR e plano de saúde ou qualquer desconto legal devem constar na folha de pagamento.

Coloque o FGTS na folha

O FGTS tem como função ser um futuro amparo para aquele colaborador que é demitido. A empresa mensalmente realiza um depósito de8% do salário do colaborador. Porém, é importante ressaltar que o desconto não é feito da conta do empregado.

A obrigação referente ao depósito é do empregador. É como se a empresa depositasse mensalmente em uma conta externa um valor extra que poderá ser utilizado em casos de demissão sem justa causa, doenças graves, desastres naturais ou compra de imóveis.

Apesar de não ser um desconto em folha, essa informação do depósito precisa constar na folha de pagamento para dar o resguardo ao colaborador quando precisar desse dinheiro.

Separe o salário bruto do salário líquido

Ter a noção de como fazer folha de pagamento também passa por saber separar o salário bruto do salário líquido.

Se não houver essa separação a empresa não saberá o valor devido e não fará os descontos obrigatórios sobre o salário do colaborador.

O salário bruto é o valor cheio, sem considerar os descontos como INSS, IR e VT, por exemplo. Já o salário líquido é o que o profissional terá direito a receber no final do mês com todos os devidos descontos discriminados no documento.

Por isso, é essencial realizar essa separação para não fazer pagamentos indevidos.

Escolha o modelo ideal para fazer sua empresa

Não existe a forma certa sobre como fazer folha de pagamento. Muitas empresas ainda apostam no modelo manual, que requer muita atenção e deixa a montagem do documento com maior chances de erros, devido a grande quantidade de informações nele contidas.

Isso acontece principalmente se sua empresa possui um alto número de profissionais, que torna o processo mais lento e difícil. Sendo assim, a automatização aparece como alternativa.

Além de permitir um acesso maior e mais fácil às informações por parte do departamento pessoal, essa automatização oferece maior segurança para guardar os documentos. E não só isso, facilita a distribuição, que é feita de forma online ou até pelo WhatsApp.

Folha de pagamento e a importância no controle de gastos

Devido a sua importância tanto para o empregador como para o empregado, saber como fazer folha de pagamento é uma das maiores obrigações das empresas.

Quem consegue organizar corretamente esse documento tem total controle sobre os seus gastos mensais.

Entretanto, se esse processo é deixado de lado, as chances de ocorrerem processos trabalhistas, multas e indenizações é muito grande.

Por isso, é fundamental que a empresa entenda a importância e o valor da folha de pagamento na sua rotina.

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