A folha de pagamento é um dos principais instrumentos de qualquer empresa, independentemente do setor no qual ela está inserida. Nele estão contidos os pagamentos que a empresa deve realizar para os seus funcionários, de modo que a empresa consiga cumprir a suas obrigações, manter a produtividade dos funcionários e não sofrer penalidades na justiça do trabalho. 

Com o avanço da tecnologia, a folha de pagamento, que antes era gerenciada de forma exclusivamente manual, agora também pode ser gerenciada de forma online, o que potencializa a gestão deste instrumento, além de agilizar as alterações, diminuindo os erros humanos e falta de compatibilidade entre setores diferentes. 

Continue lendo e saiba tudo sobre a folha de pagamento online! 

O que é folha de pagamento e qual a sua importância

Folha de pagamento consiste em um documento de emissão obrigatória para efeito de fiscalização previdência e trabalhista por parte dos órgãos competentes. A empresa é obrigada a emitir a folha de pagamento de todos os colaboradores da empresa, seja o que já foi pago, devido ou que está creditado. 

Não existe modelo oficial para a elaboração da folha de pagamentos. Dessa maneira, cada empresa pode utilizar um modelo que melhor atenda às suas próprias necessidades. Contudo, o importante é que ela seja feita e esteja atualizada de acordo com a realidade da empresa, descrevendo o pagamento de cada colaborador. 

Podemos resumir a folha de pagamento como uma relação de informações sobre a remuneração de um colaborador da empresa recebe. A legislação que disciplina este elemento é o Decreto 3048/1999, especialmente os artigos 225 e 444). Neste decreto, consta que a folha de pagamento é item obrigatório, sem modelo oficial — desde que a folha cumpra sua função contábil, fiscal e operacional. 

Podemos destacar que uma folha de pagamento deve apresentar, pelo menos, os seguintes quesitos:

• O recibo de pagamento se origina da folha de pagamento. Ele indica os dados que constataram da folha relativos a cada colaborador. O recibo é entregue a cada um dos funcionários da empresa; 
• Descrição do nome dos funcionários, indicando função, cargo ou serviço prestado; 
• Valor bruto dos salários; 
• Valor líquido que os empregados recebem; 
• Valor da contribuição previdenciária, descontados dos salários de cada colaborador;
• Dados do empregador; 
• Desconto do FGTS, vales, contribuição sindical; 
• Número de dias trabalhados; 
• Valor bruto e líquido do salário; 
• Nome das seguradas em gozo do salário-maternidade; 
• Organizar os segurados por grupos: seguro empregado, contribuinte individual, trabalhador avulso, entre outros. 

Para que a folha de pagamento seja produzida sem erros técnicos, é importante que você conheça a diferença entre remuneração e salário. A remuneração compreende o valor pago pelo empregador ao funcionário, de forma direta ou indireta. Dessa maneira, horas extras, insalubridades, gratificações, entre outros elementos, entram como remuneração.

Já o salário compreende o pagamento efetuado ao trabalhador pelo tempo de serviço à disposição do empregador. Dessa maneira, a remuneração pode ser maior que o salário, pois acrescenta-se outras variáveis. A folha de pagamento, portanto, deve conter a remuneração do colaborador. 

Como calcular a folha de pagamento

O cálculo da folha de pagamento é uma das etapas mais importantes para obter uma folha de pagamento online eficiente e adequada às exigências legais e contábeis. Apesar da folha de pagamento online calcular a folha de pagamento de forma prática e eficiente, é importante que você conheça o processo.

Para que você compreenda melhor os detalhes sobre o assunto, listamos abaixo os principais tributos e taxas que incidem sobre o salário, assim como as metodologias de cálculo. 

Ainda que a sua empresa adote um sistema de gestão moderno e online, com softwares que otimizam grande parte do processo, é importante conhecer os detalhes do processo do cálculo da folha de pagamento, entender o porquê de as coisas serem como são.

FGTS

O FGTS é o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço. Ela apresenta uma porcentagem única, de 8%, que é calculada a partir do salário bruto, com exceção para o salário-família. O FGTS é de responsabilidade do empregador, ou seja, quem arca com o custo de contribuição ao fundo é a empresa. 

Por isso, boa parte das empresas falha neste aspecto. Algumas empresas optam por fazer o pagamento em datas específicas, isto é, de 3 em 3 meses, de 6 em meses ou até de ano em ano. Esta prática é ilegal e não deve ser praticada. A ausência de depósitos pode ser questionada, colocando a empresa em atritos judiciais. 

IRRF

As alíquotas do IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte) são organizadas por faixas. A base de cálculo deve ser a remuneração bruta, sendo reduzido o valor do INSS apurado.

Para quem apresenta dependentes, a dedução é de R$ 189,59. 

INSS

Ao contrário do FGTS, o INSS (Instituto Nacional da Seguridade Social) é de responsabilidade do funcionário. Por se tratar de um cálculo relativo a cada situação, o cálculo do INSS não é igual para todos os funcionários. 

Para aqueles com remuneração bruta de até R$ 1.556,94, a taxa de contribuição para o INSS é de 8%; para aqueles com vencimentos entre R$ 1.556,94 e R$ 2.594,92, o desconto é de 9%; para quem apresenta remuneração entre R$ 2.594,92 e R$ 5.189,92, a taxa é de 11%. O teto de contribuição é de R$ 570,88, pagos por quem tem renda superior a R$ 5.189,83.

Salário Família

Este item é dividido por faixas de rendimento. O abano é previsto apenas para pessoas de baixa renda. Não há desconto ou incidência, e sobre ele, a base para levar em consideração é o salário bruto.

Para os trabalhadores cujo salário não ultrapasse R$ 806,80, a quantia de direito é de R$ 41,37. Já para os trabalhadores da 2º faixa, com rendimentos entre R$806,80 e R% 1.212,64, a quantia de direito é de R$ 29,16.

Vale-transporte

Sempre que necessário, é obrigação do empregador proporcionar acesso ao transporte pelos funcionários. O valor total do abono deve ser de 6% sobre os vencimentos, independentemente dos valores cobrados nas passagens da cidade em que a sua empresa está localizada. 

Isso não exclui a possibilidade de a empresa oferecer o seu próprio serviço de transporte. Neste cenário, a forma de calcular a folha de pagamento não é alterada. É necessário ficar atento sobre a particularidade do cálculo, sobre qual alternativa é mais viável para a sua companhia. 

Vale-refeição

O vale refeição, diferente do auxílio transporte, não é obrigatório em intervalo de jornada diária. Entretanto, por configurar um benefício muito valorizado, a maioria das empresas faz a concessão deste direito para os seus trabalhadores, até como uma maneira de valorizar e manter seus profissionais. 

Neste caso, o desconto máximo sobre o valor do benefício do vale refeição, seja em vouchers ou cartão magnético, é de 20%. Vale destacar que o abono do benefício não deve ser calculado sobre o salário.

Como reduzir os custos da folha sem precisar fazer demissões

É possível reduzir os custos da folha de pagamento sem, necessariamente, fazer uma demissão. Mudanças de gestão e administrativos são suficientes para fazer cair os custos da folha, mas para isso, é necessário que os mecanismos sejam efetuados seguindo métodos. 

Terceirização da mão de obra

Uma das formas de reduzir os custos com a folha de pagamento é por meio da terceirização da mão de obra. Ela deve ser opção em serviços esporádicos, em que o funcionário não precisa conviver no dia a dia da empresa para fazer o seu trabalho. Com a Reforma Trabalhista de 2017, esta opção se tornou ainda mais visada por empreendedores de todos os portes.

Contudo, é necessário estar amparado sobre a orientação de bons profissionais, sejam eles contadores ou advogados, que conheçam as nuances da nossa legislação trabalhista.

Banco de horas

Para reduzir o pagamento de horas extras, a utilização do instrumento Banco de Horas é fundamental. Vale destacar que essa ferramenta é totalmente legal, criada para exonerar o empregador de ter de pagar horas extras de forma desnecessária. 

Dessa maneira, é necessário combinar a criação de um banco de horas entre os gestores e os empregados. As horas trabalhadas a mais podem ser utilizadas pelo funcionário para folgar em datas específicas, perto de feriados, por exemplo, ou mesmo serem utilizada para que este possa resolver questões pessoais durante o expediente. 

Otimização da jornada de trabalho

Quando a produtividade aumenta e a jornada de trabalho se torna melhor aproveitada, não há tanta necessidade de os trabalhadores passarem tanto tempo trabalhando na empresa. Dessa maneira, é possível aumentar a qualidade de vida do trabalhador e diminuir a quantidade de horas extras dos colaboradores, que são pagos pela empresa. 

Isso também gera outras economias, como redução significativa no consumo de energia no local da empresa, além de outros demais gastos relacionados ao tempo de permanência dos funcionários no local de trabalho. 

Avalie os custos de demissão

Apontado como solução fácil, a demissão nem sempre é a melhor alternativa para reduzir a folha salarial. É necessário avaliar cada caso. Mas, em geral, gasta-se com a rescisão do contrato, com a contratação de um novo empregado e seus treinamentos. 

É necessário colocar no papel e estimar o tempo que leva para que o novo trabalhador tenha experiência e aptidão para o trabalho igual ou superior aos colaboradores antigos. Dessa maneira, a dica que damos é que pense na demissão no último caso. Tente o diálogo com o contador para que juntos possam encontrar a melhor alternativa. 

Checklist para fechar a folha de pagamento

Se você terminou de fazer a folha de pagamento, mas ainda está com dúvidas se ela está correta ou não, é necessário avaliar o caso como checklist. Entre as principais dicas que podemos dar é que, diariamente, você apure e ajuste as horas extras e falhas; confira os bancos de falhas; confira os vencimentos de contratos de experiência. 

Além disso, é importante fazer uma análise da folha de pagamento sempre que houver: lançamento de vales (valores de convênio ou adiantamentos); lançamento de atestados; admissão ou emissão de novos contratos; sempre que houver demissão; após a aplicação de advertências; após a aplicação de suspensões; após o cálculo de rescisão e emissão de documentos; após o cálculo de férias. 

Antes do fechamento da folha, é importante emitir o relatório de férias para programação mensal; gerar a integração contábil; gerar provisão de férias e 13º salário; enviar arquivo de pagamento ao banco; gerar CAGED mensal; conferir o retorno do FGTS, IRRF e INSS para o eSocial; fazer o fechamento dos eventos periódicos; enviar os eventos mensais para o eSocial,

Além disso, é importante: 

• Conferir o recolhimento do FGTS;
• Gerar a GFIP para recolhimento do FGTS;
• Conferir o fechamento e cálculo do IRRF;
• Conferir o fechamento e cálculo do INSS;
• Fazer o lançamento/importação das Notas Fiscais de Produção Rural; 
• Conferir os convênios para o eSocial; 
• Conferir contribuições sindicais/confederativas/assistenciais; 
• Conferir Gratificação de Função; 
• Conferir pensões alimentícias; 
• Conferir os lançamentos da Folha de Pagamento; 
• Calcular a folha de pagamento. 

Vale destacar que alguns dos itens são facultativos à realidade de cada folha. Dessa maneira, é importante contar com auxílio do profissional de contabilidade para que a folha de pagamento seja bem amarrada, tanto no quesito técnico, quanto no quesito financeiro, tornando-se, portanto, um excelente instrumento de gestão, além de dispor de informações necessárias para não receber multas de órgãos fiscalizadores. 

Dicas para fazer a folha de pagamento

Agora que você já sabe boa parte do mecanismo da folha de pagamento online, assim como a sua importância, destacaremos um passo a passo para você seguir para conseguir montar uma folha de pagamento eficiente. 

1. ESCOLHA UM SISTEMA 

Para começar a automatizar a folha de pagamento, muitas empresas utilizam o excel. Esta opção, apesar de ser melhor do que nada, não é melhor alternativa, especialmente para empresas de porte médio ou grande. Dessa maneira, vale a pena recorrer a softwares específicos para gerenciamento da folha de pagamento. 

Assim é possível poupar tempo, além de reduzir os erros humanos durante a elaboração da folha de pagamento, automatizando todo o processo. Você ou seus colaboradores não precisarão mais perder horas atualizando a folha de pagamento a cada mês. 

2. ATUALIZE OS DADOS DOS COLABORADORES

É necessário alimentar o software com dados precisos sobre os colaboradores, isto é, nome completo, endereço, cargo, salário líquido e bruto, descontos de benefícios, horas extras, entre outros. A folha de pagamento deve ser personalizada de forma a corresponder a todas as particularidades apresentadas por cada negócio.

3. SEPARE O SALÁRIO LÍQUIDO DO BRUTO

É importante conhecer e separar o salário líquido do bruto. O salário líquido consiste naquilo que o trabalhador, efetivamente, recebe em sua conta, excluindo os descontos. Para quem utiliza excel, é necessário criar uma fórmula para facilitar o cálculo, ou mesmo utilizar a função “SE”. 

É importante verificar a porcentagem do desconto do INSS de acordo com a faixa salarial, pois a porcentagem varia conforme o salário, conforme informamos anteriormente neste artigo. Não ignore os centavos, pois eles também são importantes para o cálculo.

4. COMPUTE AS HORAS TRABALHADAS 

É necessário computador as horas trabalhadas, independentemente se a sua empresa faz o pagamento de horas extras ou utiliza o banco de horas. Desenvolva uma fórmula para calcular as horas e saber o valor do salário a ser creditado para cada colaborador. Caso o banco de horas não seja utilizado, o empregador tem a obrigatoriedade de quitar os valores pendentes juntos aos funcionários. 

5. CHEQUE AS PRINCIPAIS INFORMAÇÕES

Por fim, vale a pena checar as principais informações rotineiramente, como o cartão de ponto. Faltas, atrasos, horas extras realizadas entre outras informações que impactam diretamente na folha de pagamento devem ser priorizadas. Um checklist para averiguar estes elementos é sempre importante. 

Como o contador pode auxiliá-lo com a folha de pagamento online 

A folha de pagamento é, por definição, um elemento de natureza contábil. Ele corresponde a um item obrigatório para que os órgãos competentes, ligados tanto à justiça do trabalho quanto a receita federal, possam aferir se a empresa está cumprindo com suas devidas obrigações legais. 

Por isso, por se tratar de um instrumento de contabilidade, a presença do contador para a formulação da folha de pagamento, assim como da sua gestão e atualização é fundamental para que este elemento se torne prático, eficiente, cumpra as exigências legais e sirva como um instrumento contábil de controle das finanças e amadurecimento da empresa enquanto negócio. 

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